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Neues zum Home-Office im Arbeitsrecht und in der Personalverrechnung

23. Februar 20215 min read

Die Corona-Pandemie hat unsere Arbeitswelt erheblich verändert. Viele Arbeitgeber sind dem Aufruf der Regierung infolge der Corona-Krise gefolgt und haben ihren MitarbeiterInnen als Maßnahme für den allgemeinen und persönlichen Gesundheitsschutz die vermehrte Arbeit im Home-Office ermöglicht. Dies wurde von den ArbeitnehmerInnen auch verstärkt angenommen, wodurch viele bekannte und auch neue (arbeits-)rechtliche Fragen in den Vordergrund gerückt sind, die auch in der Personalverrechnung ihren Niederschlag finden. Im nachfolgenden Artikel erhalten Sie einen Überblick über die aktuellen Entwicklungen.

In diesem Artikel

Gemäß Informationen von Eurostat arbeiteten bereits vor Beginn der COVID-19-Pandemie bis zu 10 % aller erwerbstätigen ÖsterreicherInnen im Home-Office. Im europäischen Vergleich lagen auf den Spitzenplätzen Dänemark, Russland und Luxemburg knapp vor Österreich.

Die Corona-Krise agiert(e) nun als Turbo in Sachen Telearbeit. In Italien beschäftigt seit Beginn der COVID-19-Pandemie jeder zweite Betrieb seine MitarbeiterInnen im Rahmen des sog. „Smart Workings“ von zu Hause aus. In anderen Ländern, wie Portugal, ist Home-Office, überall dort, wo es möglich ist, sogar Pflicht.

Home-Office in Österreich

In Österreich arbeiten seit März 2020 letzten Jahres über 40 % aller DienstnehmerInnen –zumindest zeitweilig – von zu Hause aus. Durch die stark gestiegene Home-Office-Nutzung treten allerdings zahlreiche Aspekte und Problemstellungen stärker in den Vordergrund, woraus sich automatisch ein höherer Regelungsbedarf zwischen DienstgeberInnen und DienstnehmerInnen ergibt. Dabei müssen die Rechte und Pflichten zwischen den Vertragsparteien von Beginn an klarer und verbindlicher im Rahmen der bestehenden Rechtslage vereinbart werden, als dies bisher – imbesten Fall mit provisorischen (Not-)Lösungen – in der andauernden Corona-Krise passiert ist.

Von verschiedenen Körperschaften wurde beispielsweise die Rechtsansicht vertreten, dass eine Vereinbarung über die Einräumung einer Home-Office-Nutzung nicht zwingend vorliegen musste.

In vielen Dienstverträgen findet sich andererseits eine sog. „Versetzungsklausel“ die besagt, dass der Dienstnehmer/die Dienstnehmerin unter bestimmten Voraussetzungen auch an anderen Arbeitsorten die Arbeit verrichten soll. Für die aktuell vermehrt notwendige Home-Office-Nutzung konnte man sich möglicherweise auf diese Regelung im Dienstvertrag berufen – dennoch wird es künftig sinnvoll sein, bei längerfristiger Einräumung einer Home-Office-Nutzung eine entsprechende arbeitsrechtliche Vereinbarung zu treffen.

Die Wirtschaftskammer bietet zum Beispiel eine Home-Office-Mustervereinbarung mit den wichtigsten Eckpunkten, die demnach schriftlich festgehalten werden sollten:

Arbeitsort

Für den Arbeitgeber muss gewährleistet werden, dass der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin die ihm zugeteilten Tätigkeiten in höchster Qualität und ohne grobe Einflüsse ausführen kann. Daher bedarf es einer Klarstellung über den Ort der Arbeitsausübung. Dafür kann als Arbeitsplatz z. B. der Haupt- bzw. Nebenwohnsitz der ArbeitnehmerInnen (oder deren Partner) definiert werden, aber niemals der Urlaubsort.

Arbeitszeit

Die Arbeit im Home-Office stellt reguläre Arbeitszeit dar, die auch der Aufzeichnungspflicht unterliegt.

Gemäß § 26 (3) des Arbeitszeitgesetzes gilt:

Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer, die die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können oder ihre Tätigkeit überwiegend in ihrer Wohnung ausüben, sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen.

An Home-Office-Tagen gilt idR der Wohnsitz des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin als vereinbarter Arbeitsplatz. Wird eine Fahrt zur Betriebsstätte seitens des Arbeitgebers angeordnet, handelt es sich um eine Dienstreise. Zu beachten ist, dass die Wegzeit zur Betriebsstätte Arbeitszeit darstellt und der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin zumindest Anspruch auf das amtliche Kilometergeld hat.

Bereitstellung Arbeitsmittel und Aufwandsersatz

Eine klare gesetzliche Regelung dazu gibt es bisher nicht, jedoch erfolgte kürzlich vom Ministerrat eine Pressemitteilung, dass die Bereitstellung von digitalen Arbeitsmitteln (z. B. Laptop) durch den Arbeitgeber keinen steuerpflichtigen Sachbezug in der Personalverrechnung auslöst.

Darüber hinaus besteht keine Verpflichtung seitens des Arbeitgebers, seinen ArbeitnehmerInnen Büroaustattung, wie Schreibtische bzw. Stühle zur Verfügung zu stellen. Dennoch gibt es seitens der AUVA eine Informationsbroschüre, in der wertvolle Tipps enthalten sind, wie ein Telearbeitsplatz ausgestattet werden sollte.

Der aktuelle Finanzminister Gernot Blümel gab zuletzt bekannt, dass Zahlungen an den Dienstnehmer zur Deckung der Mehrkosten, die dem Beschäftigten im Home-Office entstehen, bis zu 300 Euro pro Jahr steuerfrei sein sollen.

Außerdem soll Beschäftigten zusätzlich die Möglichkeit eingeräumt werden, auch in diesem Zusammenhang andere Aufwendungen bis zu 300 Euro als Werbungskosten im Rahmen der eigenen Steuererklärung absetzen zu können (z. B. ergonomisch geeignetes Mobiliar).

Diese Werbungskosten-Regelung soll bereits für die Arbeitnehmerveranlagung 2020 (und somit auch rückwirkend für das ganze Jahr 2020) gelten. Dem Fiskus würden nach Einführung dieser Steuererleichterungen nach aktueller Prognose Steuereinnahmen von ca. 150 Mio. Euro pro Jahr entgehen, die Gesetzwerdung steht noch aus.

Datenschutz bzw. Datensicherheit

Es wird ausdrücklich empfohlen, dass in jede Home-Office-Vereinbarung ein Passus zur verpflichtenden Einhaltung der betrieblichen Datenschutzstandards durch den Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin enthalten sein sollte.

Die Datenschutzbehörde der Republik Österreich veröffentlichte dazu bereits eine Handlungsempfehlung.

Beendigungsmöglichkeiten

Sinnvoll ist weiters, in der Vereinbarung eine Befristung bzw. eine Kündigungsmöglichkeit der Home-Office-Nutzung vorzusehen. Dazu kann sowohl jederzeitige Kündigungsmöglichkeit unter Einhaltung einer Frist vereinbart werden, als auch auf die aktuelle Gesundheitslage abgestellt werden (siehe dazu Muster WKO) Die Telearbeit endet mit der Aufforderung durch den Arbeitgeber, die Arbeitsleistung an der betrieblichen Arbeitsstätte zu erbringen. Diese Aufforderung wird an den Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin spätestens dann ergehen, wenn die schrittweise, teilweise oder gänzliche Aufhebung der COVID-19-Maßnahmen erfolgt.).

Gemäß § 175 (1a) des Allgemeinen Sozialversicherungsgesetzes gilt aktuell:

Für die Dauer von Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz, BGBl. I Nr. 12/2020, sind Arbeitsunfälle auch Unfälle, die sich im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der die Versicherung begründenden Beschäftigung am Aufenthaltsort der versicherten Person (Homeoffice) ereignen.

Gem. Ausführungen der AUVA besteht grundsätzlich der Versicherungsschutz während der Zeit der Telearbeit im Home-Office. Bei einer betrieblichen Tätigkeit außerhalb der Erreichbarkeitszeit im Home-Office ist ebenfalls Unfallversicherungsschutz gegeben. Diese Regelung ist bis zum 31. März 2021 befristet.

Pendlerpauschale

Das Pendlerpauschale steht bis inkl. 31. März 2021 weiterhin in voller Höhe zu, auch, wenn Strecke Wohnung – Arbeitsstätte aufgrund der derzeitigen COVID-19-Krise nicht mehr bzw. nicht an jedem Arbeitstag wegen Home-Office-Nutzung zurückgelegt wird.

Sie benötigen arbeitsrechtliche Beratung zum Thema „Telearbeit“, kompetente Unterstützung bei der Erstellung einer Home-Office-Vereinbarung oder haben Fragen zum Artikel? Unser Experte Michael Koehler steht Ihnen gerne zur Verfügung.