EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Anforderungen und Handlungsbedarf für Unternehmen

1. Überblick

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) ist ein Meilenstein in der europäischen Arbeits- und Gleichstellungspolitik. Sie wurde eingeführt, um die geschlechtsspezifische Lohnlücke nachhaltig zu reduzieren. Die Richtlinie setzt auf zwei zentrale Hebel: Transparenz und Durchsetzung.

Transparenz bedeutet, dass Vergütungssysteme nachvollziehbar und diskriminierungsfrei gestaltet sein müssen. Arbeitnehmende sollen verstehen können, wie ihr Gehalt zustande kommt und ob es im Vergleich zu Kolleg:innen fair ist. Durchsetzung bedeutet, dass Verstöße nicht folgenlos bleiben: Arbeitnehmende erhalten erweiterte Rechte, um Ansprüche geltend zu machen, und Unternehmen müssen bei festgestellten Ungleichheiten aktiv handeln.

Die Richtlinie gilt für alle Arbeitgeber:innen (öffentliche und private) und umfasst auch Bewerber:innen. Damit wird Lohngerechtigkeit zu einem verbindlichen Bestandteil der Unternehmensführung und Compliance. 

2. Anforderungen der Richtlinie

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie stellt Unternehmen vor eine Reihe von verbindlichen Vorgaben, die weit über reine Informationspflichten hinausgehen. Sie zielt darauf ab, strukturelle Ungleichheiten in Vergütungssystemen zu beseitigen und faire, nachvollziehbare Prozesse zu etablieren.

Transparenzpflichten 

Unternehmen müssen künftig ihre Vergütungssysteme so gestalten, dass die Kriterien für die Entgeltfestlegung und -entwicklung klar dokumentiert und nachvollziehbar sind. Dies umfasst:

• Offenlegung der Entgeltkriterien: Welche Faktoren bestimmen die Höhe des Gehalts?  
• Informationsrechte der Beschäftigten: Arbeitnehmende haben das Recht, Auskunft über ihr eigenes Entgelt sowie über das nach Geschlecht differenzierte Durchschnittsentgelt für vergleichbare Tätigkeiten zu verlangen. Dieses Auskunftsrecht ist rechtlich durchsetzbar, auch durch Dritte wie etwa Betriebsrät:innen, und bildet eine zentrale Grundlage für individuelle Ansprüche auf Entgeltgleichheit. Arbeitgebende sind darüber hinaus verpflichtet, ihre Beschäftigten mindestens einmal jährlich aktiv über dieses Auskunftsrecht zu informieren.

Im Zentrum der Richtlinie steht somit eine präzise Definition von „gleichwertiger Arbeit“. Unternehmen müssen diese nicht nur anwenden, sondern auch transparent machen und regelmäßig überprüfen. Die Bewertung erfolgt anhand objektiver Faktoren wie:

• Qualifikation: Ausbildung, Fachkenntnisse, berufliche Erfahrung.
• Verantwortung: Entscheidungsbefugnisse, Führungsaufgaben, Budgetverantwortung.
• Art der Arbeit: Komplexität, geistige und körperliche Anforderungen.
• Arbeitsbedingungen: physische Belastung, Schichtarbeit oder das Arbeitsumfeld. 

Ein strukturiertes und nachvollziehbares Vorgehen hilft, unfaire Unterschiede frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen. Unternehmen, die diese Anforderungen proaktiv erfüllen, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich Vertrauen, Fairness und Gleichbehandlung in ihrer Organisation.

Recruiting-Vorgaben 

Die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie setzt bereits im Bewerbungsprozess klare Vorgaben. Stellenanzeigen müssen geschlechtsneutral formuliert sein, um diskriminierende oder stereotype Formulierungen auszuschließen. Zudem gilt ein striktes Verbot der Gehaltsabfrage: Unternehmen dürfen Bewerbende nicht mehr nach ihrem bisherigen Einkommen fragen, um die Weiterführung bestehender Ungleichheiten zu verhindern. Damit beginnt faire Vergütung schon vor der Einstellung. 

3. Umsetzung und Anwendungskreis

Die Richtlinie verpflichtet Arbeitgebende zur Einhaltung von Transparenz- und Informationspflichten, sofern die jeweiligen Schwellenwerte (siehe untenstehende Tabelle) erreicht werden. Sie lässt jedoch offen, ob Entgeltvergleiche auf Konzernebene oder nur innerhalb einzelner Gesellschaften vorzunehmen sind. Ob die nationale Umsetzung hierzu klare Vorgaben enthalten wird, ist derzeit noch unklar. Gemäß Richtlinie ist ein Vergleich von Arbeitnehmer:innen jedoch auch dann möglich, wenn sie nicht beim/bei der selben Arbeitgeber:in beschäftigt sind. Voraussetzung ist, dass die Entgeltbedingungen auf einer gemeinsamen Grundlage beruhen und vergleichbar sind. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Entgelte gesetzlich geregelt sind oder durch gemeinsame Vereinbarungen für mehrere Arbeitgeber:innen festgelegt werden. Auch konzernweit zentral bestimmte Entgelte fallen darunter. Die Richtlinie betrifft außerdem sowohl bestehende Arbeitsverhältnisse als auch Bewerbungsprozesse. 

Umsetzung

Die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie muss von allen Mitgliedstaaten bis spätestens 7. Juni 2026 in nationales Recht überführt werden. Damit beginnt für Unternehmen eine verbindliche Phase der Vorbereitung. Ab diesem Zeitpunkt sind Arbeitgebende mit mindestens 100 Beschäftigten verpflichtet, regelmäßig Berichte über geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede zu erstellen. Die erstmalige Vorlagepflicht erfolgt abhängig von der Unternehmensgröße gestaffelt. Diese Fristen sind fix und die verbleibende Übergangszeit somit knapp.

In Österreich ist die Umsetzung der EU‑Entgelttransparenzrichtlinie derzeit noch nicht erfolgt. Es ist jedoch vorgesehen, dass die nationale Implementierung durch Anpassungen im Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) sowie im Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) vorgenommen wird. Ziel ist eine möglichst harmonisierte Regelung, die bestehende Entgeltberichte integriert und Doppelaufwand reduziert. Dennoch kommen neue Anforderungen hinzu: Unternehmen müssen ihre Datenqualität, Vergütungssysteme und internen Prozesse so ausrichten, dass sie künftige Transparenz- und Berichtspflichten zuverlässig erfüllen können.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Zeit bis zur verbindlichen Umsetzung sollte gezielt genutzt werden, um Strukturen zu modernisieren, Rollen zu klären und IT‑Systeme auf die kommenden Berichtspflichten vorzubereiten. Wer frühzeitig handelt, stellt nicht nur Compliance sicher, sondern schafft auch eine solide Basis für faire und transparente Vergütungssysteme.

Anwendungskreis

Die Richtlinie sieht des Weiteren eine gestaffelte Einführung der Berichtspflichten vor, um Unternehmen unterschiedlicher Größe schrittweise einzubeziehen. Dies soll sicherstellen, dass die Anforderungen für kleinere Unternehmen handhabbar bleiben, während größere Unternehmen frühzeitig umfassende Transparenz schaffen. 

4. Offenlegungsanforderungen und Synergieeffekte zu bestehenden ESG-Berichterstattungen

Die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Unternehmen zu einer deutlich höheren Transparenz bei Entgeltstrukturen. Die Richtlinie verlangt:

• Vergleichbarkeit von Entgelten zwischen Männern und Frauen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten.
• Ermittlung statistischer Abweichungen, die nicht durch objektive Faktoren erklärt werden können.
• Überprüfung und Maßnahmen, wenn der Unterschied ≥ 5 % beträgt und nicht sachlich begründet ist. 

Konkret müssen folgende Informationen offengelegt werden:

a) das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle;
b) das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen;
c) das mittlere geschlechtsspezifische Entgeltgefälle;
d) das mittlere geschlechtsspezifische Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen;
e) der Anteil der Arbeitnehmer:innen, die ergänzende oder variable Bestandteile erhalten;
f) der Anteil der Arbeitnehmer:innen in jedem Entgeltquartil;
g) das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle zwischen Arbeitnehmer:innen bei Gruppen von Arbeitnehmer:innen, nach dem
h) normalen Grundlohn oder -gehalt sowie nach ergänzenden oder variablen Bestandteilen aufgeschlüsselt. 

Ein zentraler Unterschied zu den bisherigen Offenlegungspflichten im Rahmen der Einkommensberichte besteht darin, dass die relevanten Informationen an eine von den jeweiligen Mitgliedstaaten zu benennende Überwachungsstelle zu übermitteln sind. Diese Instanz soll eine konsequente und koordinierte Überwachung der Einhaltung des Grundsatzes der Entgeltgleichheit gewährleisten. Des Weiteren soll sie die effektive Durchsetzung sämtlicher rechtlicher Möglichkeiten zur Sicherstellung dieses Prinzips unterstützen.  

Zur Erhebung des Entgeltgefälles rücken zwei Kennzahlen besonders in den Mittelpunkt: der unbereinigte und der bereinigte Gender Pay Gap. Beide messen geschlechtsbezogene Entgeltunterschiede, jedoch mit grundlegend unterschiedlicher Aussagekraft.

Der unbereinigte Gender Pay Gap bildet den durchschnittlichen Entgeltunterschied zwischen Männern und Frauen ab, ohne strukturelle Faktoren wie Funktion, Verantwortungsniveau oder Berufserfahrung zu berücksichtigen. Er zeigt damit, ob grundsätzlich ein geschlechtsbezogener Entgeltunterschied in der Gesamtbetrachtung besteht und dient als Ausgangspunkt für weitere Prüfpflichten.

Der bereinigte Gender Pay Gap geht einen Schritt weiter. Hier werden objektive Einflussfaktoren auf die Vergütung (etwa Qualifikation, Tätigkeit, Erfahrung oder Arbeitszeit) statistisch herausgerechnet. „Bereinigt“ bedeutet somit, dass ausschließlich jener Entgeltunterschied sichtbar wird, der nicht durch arbeitsmarkt- und funktionsrelevante Kriterien, wie z.B. Berufserfahrung, Ausbildung, Verantwortungsniveau, Führungsfunktion, Position oder Dauer der Betriebszugehörigkeit, erklärbar ist. Der bereinigte Gender Pay Gap zeigt also den unerklärbaren, potenziell diskriminierenden Anteil der Entgeltunterschiede.  
 
Die Richtlinie verlangt, dass Unternehmen unerklärbare Unterschiede identifizieren, analysieren und, sofern diese ≥5 % betragen, gemeinsam mit Arbeitnehmervertretungen Maßnahmen zur Beseitigung erarbeiten. Damit verschiebt sich der Fokus von einer rein statistischen Darstellung hin zu einer strukturellen Prüfung. Unternehmen müssen nicht nur Entgeltunterschiede offenlegen, sondern auch nachweisen können, dass verbleibende Abweichungen sachgerecht begründet sind.

Und genau hier kommt der bereinigte Gender Pay Gap ins Spiel. Unternehmen müssen nachweisen können:

• Welche Faktoren Entgelt beeinflussen.
• Welche Unterschiede erklärbar und welche nicht erklärbar sind.
• Ob die verbleibende Differenz geschlechtsbedingte Entgeltdiskriminierung nahelegt. 

Der bereinigte Gender Pay Gap ist damit der zentrale Indikator zur Diskriminationsprüfung. 

Die Offenlegungsanforderungen der Richtlinie können bestehende Nachhaltigkeits- und Transparenzstandards ergänzen und Synergien für Unternehmen schaffen:  

ESRS (European Sustainability Reporting Standards): ESRS S1 „Eigene Arbeitskräfte“ verlangt detaillierte Angaben zu Arbeitsbedingungen, fairer Vergütung und sozialem Dialog. ESRS 2 „Allgemeine Angabepflichten“ fordert Governance-, Strategie- und Kennzahleninformationen, die sich mit den Anforderungen der Richtlinie verzahnen lassen.  

SFDR (Sustainable Finance Disclosure Regulation): Die SFDR verpflichtet Finanzmarktteilnehmende zur Offenlegung von Nachhaltigkeitsrisiken und -indikatoren. Die Integration von Gender-Pay-Daten in die SFDR-Berichterstattung unterstützt die Darstellung sozialer Faktoren und stärkt die Glaubwürdigkeit gegenüber Investor:innen.  

VSME (Voluntary SME Standard): Für kleine und mittlere Unternehmen bietet der freiwillige VSME-Standard eine vereinfachte Berichterstattung. Die Entgelttransparenzrichtlinie kann hier als Grundlage dienen, um soziale Kennzahlen wie faire Vergütung und Gleichstellung effizient in die VSME-Offenlegung zu integrieren.  

Neben der Berichterstattung an die Überwachungsstelle des jeweiligen Mitgliedstaats können Unternehmen diese Informationen beispielsweise auch auf ihrer Webseite veröffentlichen oder sie auf andere Weise öffentlich zugänglich machen (z.B. im Lagebericht bei Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)-pflichtigen Unternehmen).

Unternehmen sollten daher einheitliche Datenmodelle für Gender Pay Gap und andere soziale KPIs entwickeln, um Mehrfachnutzung in ESRS-, SFDR- oder VSME-Berichten zu ermöglichen.  

5. Empfehlungen zu unmittelbaren Umsetzungsschritten

Um die Anforderungen fristgerecht zu erfüllen, sollten Unternehmen nun einen klaren Fahrplan entwickeln:  

1. Start mit einer Gap-Analyse: Wo bestehen Unterschiede in der Vergütung? Welche Daten fehlen?
2. Vergütungssysteme überarbeiten: Kriterien für gleichwertige Arbeit definieren und dokumentieren.
3. Reporting vorbereiten: Tools und Prozesse für die Datenerhebung und Berichterstattung implementieren.
4. HR und Führungskräfte schulen: Sensibilisierung für neue Anforderungen und rechtliche Risiken.
5. Kommunikation und Change-Management: Mitarbeitende frühzeitig informieren, um Vertrauen zu schaffen.
6. Integration in ESG-Strategie: Berichtspflichten mit CSRD/ESRS-Anforderungen verknüpfen, um Synergien zu nutzen. 

Unternehmen, die jetzt handeln, sichern nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern positionieren sich als attraktive Arbeitgeber:innen mit klarer ESG-Strategie. Frühzeitige Vorbereitung ist entscheidend, sowohl für die rechtliche Sicherheit als auch für die Reputation am Arbeitsmarkt.

Unsere Expert:innen unterstützen Sie umfassend: Von der Gap-Analyse über die Vorbereitungen für das Reporting bis hin zur Integration in Ihre ESG-Strategie.

Wir halten Sie auf dem Laufenden

Wir halten Sie über alle Neuerungen auf dem Laufenden. Falls Sie Fragen haben, stehen unsere Expert:innen Ihnen gerne beratend zur Seite und erklären, worauf aktuell zu achten ist.