AMS-Frühwarnsystem: Fristen und Risiken beim Personalabbau

Was steckt hinter dem AMS-Frühwarnsystem?

Das Frühwarnsystem gemäß § 45a Arbeitsmarktförderungsgesetz (AMFG) verpflichtet Unternehmen, bestimmte geplante Dienstgeberkündigungen oder vom/von der Arbeitgeber:in veranlasste Beendigungen vorab beim zuständigen Arbeitsmarktservice (AMS) zu melden. Das AMS erhält dadurch die Möglichkeit, betroffene Mitarbeiter:innen frühzeitig bei der Jobsuche zu unterstützen oder Qualifizierungsmaßnahmen anzubieten.

Für Unternehmen bedeutet dies vor allem eines: Wer einen größeren Personalabbau plant, sollte die gesetzlichen Rahmenbedingungen frühzeitig in die Planung einbeziehen.

Wann ist eine Meldung erforderlich?

Die Meldepflicht greift bereits dann, wenn innerhalb von 30 Tagen eine bestimmte Anzahl von Arbeitsverhältnissen beendet werden soll. Dabei gelten folgende Schwellenwerte:

• Betriebe mit 21 bis 99 Beschäftigten: ab 5 betroffenen Arbeitnehmer:innen
• Betriebe mit 100 bis 600 Beschäftigten: ab 5 von 100 Arbeitnehmer:innen (ab dem Erreichen von 5 % der Beschäftigten)
• Betriebe mit mehr als 600 Beschäftigten: ab 30 Arbeitnehmer:innen
• Unabhängig von der Betriebsgröße: ab 5 Arbeitnehmer:innen, die bereits das 50. Lebensjahr vollendet haben (ausgenommen Saisonbetriebe)

Gerade in mittelständischen Unternehmen wird häufig unterschätzt, wie rasch diese Grenzen erreicht werden können. Bereits fünf Dienstgeberkündigungen innerhalb eines Monats können ausreichen, um die Meldepflicht auszulösen.

Welche Beendigungen zählen dazu?

Nicht nur klassische Dienstgeberkündigungen sind relevant. Auch einvernehmliche Auflösungen können für das Frühwarnsystem relevant sein, sofern die Initiative vom/von der Arbeitgeber:in ausgeht.

Nicht berücksichtigt werden hingegen:

• Arbeitnehmerkündigungen,
• Einvernehmliche Auflösungen im Interesse des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin,
• Beendigungen während der Probezeit,
• das Auslaufen befristeter Dienstverhältnisse,
• Tod des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmer:in
• gerechtfertigte Entlassungen sowie
• berechtigte vorzeitige Austritte.

In der Praxis empfiehlt sich eine sorgfältige Prüfung der geplanten Beendigungen, da die rechtliche Einordnung im Einzelfall entscheidend sein kann.

Die 30-Tage-Frist: Der häufigste Stolperstein

Besonders wichtig ist die gesetzliche Wartefrist. Nachdem die Meldung beim AMS eingelangt ist, müssen Arbeitgeber:innen grundsätzlich 30 Tage abwarten, bevor Dienstgeberkündigungen ausgesprochen werden dürfen.  

Diese Frist soll dem AMS ausreichend Zeit geben, um Unterstützungsmaßnahmen für die betroffenen Arbeitnehmer:innen vorzubereiten.

Für Unternehmen bedeutet das: Personalmaßnahmen sollten rechtzeitig geplant werden. Wer beispielsweise Dienstgeberkündigungen bis Jahresende umsetzen möchte, sollte die erforderlichen Vorlaufzeiten unbedingt berücksichtigen.

Verkürzung der Wartefrist

Eine Verkürzung der 30-tägigen Wartefrist ist möglich, wenn durch deren Einhaltung die verbleibenden Arbeitsplätze gefährdet wären. In diesem Fall kann bereits vor Ablauf der Wartefrist ein schriftlicher Antrag zur Zustimmung der geplanten Kündigungen beim AMS beantragt werden, dieser muss begründet sein. Über den Antrag entscheidet das AMS-Landesdirektorium und informiert das Unternehmen mittels Bescheids – das AMS kann trotz Begründung ablehnen.

Welche Informationen benötigt das AMS?

Die Meldung muss eine Reihe von Informationen enthalten, darunter insbesondere:

• die Gründe für die geplanten Beendigungen,
• den vorgesehenen Zeitraum,
• die Anzahl der regelmäßig beschäftigten Mitarbeiter:innen,
• die Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer:innen,
• Angaben zu Alter, Qualifikation und Beschäftigungsdauer der Betroffenen, 
  die maßgeblichen Auswahlkriterien sowie
• geplante soziale Begleitmaßnahmen.

Das AMS stellt hierfür ein eigenes Formular zur Verfügung, das die notwendigen Angaben übersichtlich zusammenfasst. Das Formular muss bei jener AMS-Geschäftsstelle eingereicht werden, die für den Unternehmensstandort zuständig ist.

Was passiert, wenn der Antrag nicht vollständig ist?

Ist der Antrag unvollständig, fordert das AMS schriftlich dazu auf, die fehlenden Informationen innerhalb einer angemessenen Frist nachzureichen. Erfolgt die Ergänzung fristgerecht, bleibt das Datum der ursprünglichen Anzeige maßgeblich. Wird die Frist versäumt, weist das AMS die Anzeige zurück. Dagegen kann innerhalb von 14 Tagen Berufung bei der AMS-Landesgeschäftsstelle erhoben werden.

Betriebsrat nicht vergessen

Sofern ein Betriebsrat besteht, muss dieser vorab informiert und konsultiert werden. Die Einbindung des Betriebsrats ist gegenüber dem AMS nachzuweisen. Hier gilt die Unterschrift auf der schriftlichen Anzeige als Nachweis. Zudem erhält der Betriebsrat eine Kopie der Meldung an das AMS.

Besteht kein Betriebsrat, ist die Durchschrift der Anzeige gleichzeitig den voraussichtlich betroffenen Arbeitnehmer:innen zu übermitteln.

Was passiert bei Verstößen?

Zu beachten ist insbesondere: Kündigungen dürfen erst nach ordnungsgemäßer Anzeige beim AMS und grundsätzlich erst nach Ablauf der vorgesehenen Wartefrist ausgesprochen werden. Vorzeitig ausgesprochene Kündigungen sind grundsätzlich ungültig, sofern das AMS nicht vorab einer Verkürzung der Wartefrist zugestimmt hat.

Zudem darf die Anzahl der tatsächlich ausgesprochenen Kündigungen die in der Anzeige angegebene Anzahl nicht überschreiten. Sollen innerhalb von 30 Tagen weitere Arbeitsverhältnisse gekündigt werden, ist hierfür eine neue Anzeige unter Einhaltung der 30-tägigen Wartefrist erforderlich.

Die Arbeitsverhältnisse sind in so einem Fall weiterhin aufrecht, was zu unerwarteten Kosten und rechtlichen Auseinandersetzungen führen kann.

Gerade deshalb sollte bei geplanten Personalreduktionen nicht nur die wirtschaftliche, sondern auch die arbeitsrechtliche Seite sorgfältig geplant werden.

Unser Praxistipp

Sobald mehrere Beendigungen innerhalb eines überschaubaren Zeitraums geplant werden, sollte geprüft werden, ob die Schwellenwerte des AMS-Frühwarnsystems erreicht werden. Eine frühzeitige rechtliche und lohnverrechnungsseitige Begleitung hilft dabei, Fristen einzuhalten, Risiken zu vermeiden und die Umsetzung rechtssicher zu gestalten.

Wer Personalmaßnahmen rechtzeitig vorbereitet und die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt, schafft Klarheit für alle Beteiligten und vermeidet unnötige rechtliche Risiken.

Bei Fragen zum AMS-Frühwarnsystem und zu arbeitsrechtlichen Auswirkungen von Personalabbaumaßnahmen beraten wir Sie gerne.