Haben Sie Fragen zur Implementierung eines Hinweisgebersystems in Ihrem Unternehmen oder benötigen Sie Unterstützung bei internen Ermittlungen? Grant Thornton Austria bietet Möglichkeiten der vollständigen Auslagerung des Betriebes von Hinweisgebersystemen, hilft bei der Einführung von Whistleblower-Systemen und unterstützt Sie im Ernstfall mit internen Ermittlungen und Forensikleistungen durch unsere Experten aus dem Bereich Forensic & Compliance.
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Jahres- und Konzernabschlussprüfung
Wir unterstützen Sie als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft dabei, das Vertrauen der Öffentlichkeit in Ihre Finanzberichterstattung zu stärken – egal ob es sich um gesetzliche oder freiwillige Abschlussprüfungen handelt.
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Prüferische Durchsicht (Review)
Auch die prüferische Durchsicht (Review) kann für Ihr Unternehmen hilfreich sein, um die Zuverlässigkeit und das Vertrauen der Öffentlichkeit in Ihre Finanzberichterstattung zu stärken.
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Globale Prüfungsmethodologie
Unsere Prüfungsmethodologie ist darauf ausgerichtet, standardisierte und konsistente Prüfungsleistungen sicherzustellen. Alle Mitgliedsfirmen von Grant Thornton wenden weltweit einheitlich HorizonTM an.
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Rechnungslegungsbezogene Beratung
Da die Rechnungslegung nach UGB, US-GAAP oder IFRS in ständiger Bewegung ist, gilt es das eigene Rechnungswesen diesbezüglich im Blick zu behalten. Mehr denn ist es essentiell potentiellen Fehlern präventiv entgegenzuwirken.
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Sonderprüfungen
Neben der klassischen Abschlussprüfung gibt es branchen- oder anlassbezogene gesetzliche Bestimmungen. Es steigt aber auch der Bedarf an unabhängiger und kompetenter Beratung durch Sachverständige.
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Prüfungsnahe Beratungsleistungen
Bei prüfungsnahen Beratungsleistungen ist die Erfahrung und das Fachwissen der Abschlussprüferin oder des Abschlussprüfers von großer Bedeutung, da dies die Basis für einen guten Service bildet.
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Corporate Tax
Wir sind Ihre Problemlöser:innen für unternehmenssteuerliche Fragen
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Restructuring, Mergers & Acquisition
Mit Kompetenz und Kreativität zur perfekten Struktur
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International Tax
Immer dort, wo unsere Klient:innen uns brauchen
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Transfer Pricing
Wir sind Ihre Expert:innen für eine optimale Verrechnungspreisstruktur
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Indirect Tax & Customs
Wir kümmern uns um Ihre indirekten Steuern, damit Sie sich um Ihr Business kümmern können
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Private Wealth
Wir sind Ihr kompetenter Partner im Bereich Private Wealth Tax Services
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Real Estate Tax
Wir sind in jeder Lebensphase Ihrer Immobilie ein wertvoller Begleiter
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Global Mobility Services
Lokale Verwurzelung und globale Vernetzung als Erfolgsrezept für erfolgreiches Entsendungsmanagement
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Berater:innen für Berater:innen
Als Berater:innen für Berater:innen unterstützen wir in komplexen Situationen
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Accounting & Tax Compliance Services
Wir sind Ihre Problemlöser:innen für unternehmenssteuerliche Fragen
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Payroll & People Advisory Services
Individuelle Beratung, effiziente Steigerung interner Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Compliance-Risiken.
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Tax Controversy Services
Wir sorgen für eine optimale Verteidigung Ihrer Position und beraten mit prophylaktischen Maßnahmen zur proaktiven steuerlichen Streitprävention.
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Tax Technology Services
In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt durchläuft das Rechnungswesen einen tiefgreifenden Wandel. Papierbasierte Prozesse im Rechnungswesen werden auf lange Sicht der Vergangenheit angehören und es ist an der Zeit, sich als Unternehmen mit digitalen Lösungen auseinanderzusetzen. Um sich für die Zukunft bestmöglich vorzubereiten und um Effizienzsteigerungen und Prozessoptimierungen zu erzielen, ist die Einführung eines digitalen Rechnungswesens ein wesentlicher Schritt für Ihr Unternehmen.
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Unternehmensbewertung
Bewertungen zählen zu unserer Kernkompetenz. Als Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bündeln wir umfassendes Wissen mit unserer jahrelangen, praktischen Erfahrung.
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Forensic Services
Wir sind als verlässlicher Partner an Ihrer Seiter, wenn es im Geschäftsrisiken geht und unterstützen Sie in Verdachtsfällen, bei Streitigkeiten oder entwickeln eine Präventionsstrategie für den Ernstfall.
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Transaktionsberatung
Die Gründe für den Kauf Kauf oder Verkauf von Unternehmen(santeilen) oder der Neustrukturierung einer Finanzierung können vielfältig sein. Wir unterstützen Sie während des gesamten Transaktionsprozesses.
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Sustainability Services
Nachhaltigkeit ist längst kein Trend mehr, sondern der einzige Weg, eine lebenswerte Zukunft zu gestalten. Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie dabei Ihre Nachhaltigkeitsstrategie erfolgreich zu entwickeln und Ihr Nachhaltigkeits-Reporting regelkonform zu erstellen.
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Mergers & Acquisitions
Märkte und Wettbewerbsbedingungen unterliegen einem stetigen und zunehmend rasanten Wandel, wodurch sich bestehende Geschäftsmodelle ändern können. Wir optimieren Ihre Unternehmenstransaktionen.
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Restrukturierung & Fortbestehensprognose
Unternehmen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder wiederherstellen möchten, müssen sich an geänderte Marktgegebenheiten anpassen. Mit unserem umfangreichen Leistungsspektrum unterstützen wir Sie dabei.
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IT Audit & Special Attestation
Wir führen unsere IT-Audits in Anlehnung an national und international anerkannte Richtlinien und Standards durch. Darüber hinaus prüfen und testieren wir ausgelagerte Dienstleistungen mit unserem Special Attestation Service.
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Internal Audit
Die Hauptaufgabe ist den Unternehmenswert durch risikobasierte, objektive Beratung zu schützen und zu steigern. Internes Revision kann als Katalysator für positive Veränderungen wirken.
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Sachverständigenleistungen & Litigation Support
Im Bereich des wirtschaftsorientierten Sachverständigenwesens bieten Ihnen unsere Expert:innen umfassende Leistungen mit einem breiten Kompetenzspektrum.
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Blockchain und Crypto Assets
Blockchain und Smart Contracts gewinnen zunehmend an Bedeutung. Wir bieten Ihnen umfassende Audit- und Bestätigungsleistungen für Blockchain-Technologien sowie Blockchain-Geschäftsmodelle.
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Unternehmensstrategie
Wir unterstützen Sie dabei, Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen und Ihr Angebotsspektrum im Markt zu verankern.Die Grundlage dafür ist eine fundierte und zukunftsfähige Unternehmens- und Markenstrategie.
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Export & Sanctions Compliance Services
Unser Team aus erfahrenen Expert:innen begleitet Sie durch die komplexe Welt der Sanktionen, Exportkontrollgesetze und -vorschriften der EU, der USA sowie anderer Gerichtsbarkeiten.
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Cyber Security
Der Ausfall von IT-Systemen, dadurch ausgelöste Betriebsunterbrechungen und der Verlust von kritischen Daten gehören zu den größten Geschäftsrisiken für Unternehmen. Aktuelle Fälle unterstreichen die Notwendigkeit einer strategischen Absicherung und Sensibilisierung für das Thema und erfordern eine holistische Herangehensweise sowie fachliche Expertise, die sämtliche legislative, regulatorische und technische Aspekte der Cybersicherheit berücksichtigt und Unternehmen gegen die täglich steigenden Vorfälle der Cyberkriminalität absichert
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Internationale Projektkoordination
Unser International Engagement Management Team ist Ihre zentrale Anlaufstelle für internationale Projekte in allen unseren Servicelines. Dabei übernehmen wir das operative Projektmanagement für Sie und agieren als zentrale Anlauf- und Koordinationsstelle für ihre Projekte.
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International Desks
Ein internationales multidisziplinäres Team aus Österreich steht Ihnen bei Entwicklungsprojekten und Transaktionen sowohl aus Inbound- als auch aus Outbound-Perspektive gerne zur Seite. Genaue Kenntnisse der lokalen Märkte und Rahmenbedingungen sind auch für Unternehmen, die bereits global aktiv sind, entscheidend für den Geschäftserfolg.
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Freie Berufe & Kreativbranche
Wir bieten allen Professionals, die der Gruppe „Freie Berufe“ angehören, sowie Kreativen praktische Lösungen, um Veränderungen effizient und erfolgreich zu bewältigen.
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Fracht- & Logistikbranche
Mit unserem Verständnis für die Herausforderungen rund um Transport, Versand und Lagerung ist Grant Thornton Austria ein erfahrener Begleiter für die Fracht- und Logistikbranche.
Das österreichische HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) verpflichtet Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten zur Errichtung interner Meldekanäle. Immer wieder werden wir mit der Frage konfrontiert, ob den Anforderungen des Gesetzes durch einen simplen Melde-Briefkasten Genüge getan werden kann.
Bedacht werden sollte, dass durch ein Meldesystem auf Basis eines Briefkastens Missbrauchsrisken entstehen.
Grauzone Briefkästen für Meldesysteme
Obwohl die Verwendung eines Briefkastens als „Hinweisgebersystem“ auf den ersten Blick eine kostengünstige Lösung zu sein scheint, birgt sie erhebliche Risiken, sowohl für Hinweisgeber:innen, als auch für das Unternehmen. Wir raten daher dringend davon ab, ein Hinweisgebersystem auf Basis eines Briefkastens einzurichten.
Grundsätzlich wird von Expert:innen zumeist die Ansicht vertreten, dass ein Briefkasten-Meldesystem dem Grunde nach zulässig ist. Immer wieder wird jedoch auch betont, dass die sehr strikten Pflichten zum Schutz der Identität und auch die im Gesetz vorgesehenen Notwendigkeiten von Bestätigungen und Benachrichtigungen dazu führen, dass es sich um einen Graubereich handelt und der notwendige Schutz oft nicht gewährleistet werden kann.
Höhere Barriere von Hinweisgaben durch Briefkästen
Da auch digitale Meldesysteme nur geringe Kosten verursachen, sollte das Sparpotenzial bei der Entscheidung pro oder contra Briefkasten nicht im Vordergrund stehen: Das wesentlich größere Kostenrisiko ist eine Hinweisgabe, die nicht im Unternehmen erfolgt – und genau dieses Risiko steigt durch ein Hinweisgebersystem auf Basis eines Briefkastens, da für viele Hinweisgeber:innen eine psychische Barriere geschaffen wird. Oberstes Ziel bei der Einführung eines Hinweisgebersystems sollte sein, Hinweisgaben im Unternehmen zu behalten.
Warum? Die Alternative für Hinweisgeber:innen ist die "externe Stelle" beim Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) – einer Polizeibehörde, die ab Mitte 2023 ein niederschwellig zugängliches digitales Hinweisgebersystem bieten wird. Wird aufgrund einer dort erfolgenden Hinweisgabe ein Ermittlungsverfahren gegen Mitarbeiter:innen oder gar das Unternehmen eingeleitet, entstehen in der Regel hohe Anwaltskosten, erhebliche interne Belastungen, es findet möglicherweise sogar eine Hausdurchsuchung statt und es droht im Ernstfall ein langwieriges Verfahren mit Reputationsschäden.
Die physische Abgabe von Hinweisen durch Einwurf in einen Briefkasten führt grundsätzlich zu einer höheren Eintrittsbarriere. Hinweisgeber:innen haben oftmals Bedenken hinsichtlich der Zuverlässigkeit (Wer leert den Briefkasten tatsächlich aus – wirklich der Compliance Officer oder ist es der Empfang? Wie oft wird der Briefkasten geleert? Landet der Brief erst bei der oder dem Vorgesetzten, statt bei der eigentlich zuständigen „internen Stelle“?) und es besteht ein subjektiv wahrgenommenes generelles Risiko rund um die Anonymität.
Risiken rund um Identitätsschutz
Im Falle von Briefkästenvarianten gehen Hinweisgeber:innen Risiken ein und das wahrgenommene Risiko/Nutzen-Verhältnis wird bei diesen meist als ungünstig empfunden: Typische Risken zur Wahrung des Identitätsschutzes für Hinweisgeber:innen können z.B. Videoüberwachung sein (oder es besteht die Sorge, dass eine solche vielleicht nur nicht zu sehen ist), oder ein Zutrittssystem, anhand dessen man den Personenkreis einschränken kann, der z.B. bei einem Einwurf abends das Schließsystem im betreffenden Bereich nutzte. Weitere Risken können der verwendete Typ von Kopierpapier, Kuverts oder von Schreibgeräten sein, eine zuordenbare persönliche Handschrift, technische Hinweise auf einen genutzten Drucker wie z.B. Toner-Streifen bei einem alten Gerät oder – für Expert:innen – Machine Identification Code, der eindeutig auf den genutzten Drucker hinweist. Auch das Krimi-Wissen, dass Fingerabdrücke von Papier abgenommen werden können, trägt zur subjektiven Unsicherheit bei. Am wesentlichsten ist aber wohl, dass man für die Hinweisgabe einen physischen Akt setzen muss, was für viele eine Hemmschwelle darstellt.
Kein anonymer Rückkanal möglich
Ein in der Abwicklung einer erfolgten Hinweisgabe entstehender Nachteil ist, dass Briefkästen keinen (zumindest keinen anonymen) Rückkanal ermöglichen: Es sind – oftmals wichtige – Rückfragen nicht möglich und auch die gesetzlich erforderlichen Bestätigungen sowie die nach drei Monaten vorgeschriebene Benachrichtigung können nicht vorgenommen werden – was das Risiko erhöht, dass Hinweisgebende unzufrieden sind und sich erst recht an die externe Stelle wenden. Theoretisch besteht hier die Lösungsmöglichkeit, dass Sie anonyme Hinweisgaben nicht erlauben – hiervon ist aber mit Verweis auf die weiterhin bestehende Möglichkeit der anonymen Hinweisgabe bei der „externen Stelle“ ebenfalls klar abzuraten.
Hohes Missbrauchspotenzial für Unternehmen
Ein gänzlich abseits von tatsächlichen Hinweisgaben bestehendes Risiko für Unternehmen ist das Missbrauchspotenzial: Das HSchG sieht ein abgesenktes Beweismaß für Hinweisgeber:innen rund um Vergeltungsmaßnahmen vor. Wird eine Meldemöglichkeit via Briefkasten angeboten, gibt es keine Möglichkeit, eine Bestätigung zu erhalten – und der Grund hierfür ist klar dem Unternehmen zuzurechnen. Eine Hinweisgeberin oder ein Hinweisgeber wird daher lediglich glaubhaft machen müssen, eine Hinweisgabe vorgenommen zu haben, um in Schutz des HSchG zu gelangen. Da der Schutz des Gesetzes zeitlich unbegrenzt wirkt, könnte im Rahmen einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung schlicht unter Vorlage einiger geeigneter Dokumente oder privater Korrespondenz aus der Vergangenheit über negative Sachverhalte im Unternehmen behauptet werden, dass eine Hinweisgabe erfolgt ist, diese aber ignoriert wurde. Ohne ein digitales, revisionssicheres Hinweisgebersystem ist es für ein Unternehmen in einem solchen Fall praktisch unmöglich den Nachweis zu führen, dass der behauptete Hinweis niemals eingegangen ist. Aus diesem Grund ist auch davon abzuraten, Briefkästen als zusätzlichen Meldeweg zuzulassen.
Fazit
Von der Nutzung von Briefkästen im Rahmen eines Hinweisgebersystems ist klar abzuraten, auch wenn diese nur einen zusätzlichen Kanal darstellen. Die Kosten eines professionellen digitalen Meldesystems beginnen für die meisten Unternehmen bereits bei EUR 99,– pro Monat und umfassen im Fall unserer Dienstleistung sogar bereits den Gesamtbetrieb des Hinweisgebersystems inkl. Auslagerung der sich aus dem HSchG ergebenden Anforderungen an die „interne Stelle“.
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durch die Geschäftsführung betrieben werden?
Bitte beachten Sie, dass dieser Beitrag keine individuelle Rechtsberatung ersetzt und Sachverhalte ggfs. verkürzt oder auf Grundlage derzeitiger Einschätzungen dargestellt werden. Grant Thornton übernimmt keine Haftung für die Vollständigkeit oder Richtigkeit der dargestellten Informationen.