Jahresabschluss: Neue Vorgaben für Aufstellung und Offenlegung

Dokumentation der Aufstellung

Die bisherige Pflicht den Jahresabschluss (JAb) durch die gesetzlichen Vertreter zu unterzeichnen, entfällt und wird durch eine technologieneutrale Dokumentationslösung ersetzt. Künftig sind der Tag der Beschlussfassung über die Aufstellung und die dabei beschlossene Fassung des Jahresabschlusses zu dokumentieren.

Der entsprechende Beschluss stellt somit den Aufstellungsakt nach AFRAC 16 des zuständigen Organs dar. Mit dem Tag der Beschlussfassung endet zugleich der Wertaufhellungszeitraum.

Für die Dokumentation der Aufstellung des Jahresabschlusses stehen gemäß AFRAC 16 mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Die Aufstellung bzw. die beschlossene Fassung des Jahresabschlusses kann wie bisher durch Datierung und Unterfertigung sämtlicher gesetzlicher Vertreter dokumentiert werden.
• Die Beschlussfassung kann durch ein Protokoll über die maßgebliche Geschäftsführungs- bzw. Vorstandssitzung nachgewiesen werden.
• Alternativ kann ein gesondertes Beschlussdokument erstellt werden, in dem die beschlossene Fassung des Jahresabschlusses eindeutig bezeichnet wird.

In jedem Fall muss die dem Aufstellungsbeschluss zugrunde liegende Fassung des Jahresabschlusses eindeutig identifizierbar sein. Dies kann durch Einbettung des Jahresabschlusses in die Dokumentation oder durch Angabe der entsprechenden Prüfsumme bzw. des Hashwerts (z.B. MD5- oder SHA-256-Hashwert) erreicht werden. Darüber hinaus wird die Formulierung zur „einvernehmlichen Beschlussfassung“ in AFRAC 16 dahingehend klargestellt, dass die gesetzlichen Vertreter die gemeinsame Verantwortung für die Aufstellung, Beschlussfassung und Offenlegung des Jahresabschlusses tragen.

Der Tag der Beschlussfassung ist damit insbesondere für die zeitliche Abgrenzung wertaufhellender Erkenntnisse und für die Angabe wesentlicher Ereignisse nach dem Bilanzstichtag maßgeblich.

Offenlegung und elektronische Einreichung des JAb

Für die elektronische Einreichung hat der Einreicher zu bestätigen, dass die elektronisch eingereichten Unterlagen mit dem tatsächlich aufgestellten Jahresabschluss übereinstimmen. In diesem Kontext sind Angaben (Familienname, Vorname, Geburtsdaten) zu den Personen anzuführen, die diese Unterlagen aufgestellt haben und für den Inhalt verantwortlich sind.

Grundsätzlich sind die gesetzlichen Vertreter für die Einreichung des Jahresabschlusses zuständig und verantwortlich. Die Einreichung kann auch durch einen gesetzlichen Vertreter im Namen der übrigen Vertreter, durch bevollmächtigte Vertreter (wie z.B. Notar:innen, Rechtsanwält:innen oder Wirtschaftstreuhänder:innen) sowie durch einen Revisionsverband bzw. Bilanzbuchhalter:in erfolgen.

Künftig stehen insbesondere folgende Einreichungswege zur Verfügung:

• Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften können ein ausfüllbares Webformular verwenden.
• Übermittlung der XML-Datei mit Hilfe einer Übermittlungsstelle im elektronischen Rechtsverkehr (ERV)
• Übermittlung der XML-Datei mittels eines eigenen Online-Formulars (bei Verwendung einer Bilanzierungssoftware ohne unmittelbare Übermittlungsfunktion, die exportierten JAb-Daten sind in einem Upload-Formular auf JustizOnline hochzuladen)

Bei prüfungspflichtigen Unternehmen sind im Zuge der Einreichung sowohl das Datum der Aufstellung als auch das Datum der Unterzeichnung des Bestätigungs- bzw. gegebenenfalls des Zusicherungsvermerks anzugeben. Damit kann nachvollzogen werden, dass jene Fassung des Jahresabschlusses geprüft wurde, die vom zuständigen Organ tatsächlich aufgestellt wurde.

Bei weiteren Fragen zum Thema stehen Ihnen unsere Expert:innen gerne zur Verfügung.