Ansässigkeitsbescheinigungen Quellensteuerentlastung: BMF präzisiert Vorgaben

BMF passt seine Vorgaben erneut an

Das BMF hatte seine Verwaltungspraxis zu Ansässigkeitsbescheinigungen zuletzt mit dem Erlass vom 19. Dezember 2025 angepasst und konkretisiert. Die damaligen Änderungen betrafen insbesondere die elektronische Befüllung der Formulare, die Anerkennung qualifizierter elektronischer Signaturen sowie die unter bestimmten Voraussetzungen zulässige Verwendung ausländischer Formulare für die Einholung der Ansässigkeitsbescheinigung. Ausführliche Informationen zu diesen grundsätzlich weiterhin relevanten Regelungen finden Sie in unserem Beitrag „Quellensteuerentlastung in Österreich“.

Der jüngste BMF-Erlass vom 10. Juli 2026 hebt den Ende des vergangenen Jahres veröffentlichten Erlass auf und ersetzt diesen. Dabei wird das Rad der Quellensteuerentlastung nicht komplett neu erfunden. Die neue Version des Erlasses klärt vielmehr weitere Fallkonstellationen, die sich im Rahmen der Einholung der Ansässigkeitsbescheinigung ergeben können. Sie eröffnet zusätzliche Möglichkeiten für eine etwas praxistauglichere Abwicklung, und ist damit grundsätzlich zu begrüßen. 
 

Original bleibt weiterhin entscheidend

Trotz der neuen Erleichterungen bleibt das tendenziell strenge und formale Originalerfordernis weiterhin bestehen. Das vollständig ausgefüllte und unterzeichnete Formular ZS-QU1 oder ZS-QU2 muss dem Abfuhrpflichtigen weiterhin im Original vorliegen. Wie bereits in unserem vorherigen Beitrag erläutert, kann das Formular entweder in Papierform (mit handschriftlichen Unterschriften, womit ein physisches Original entsteht) oder vollständig elektronisch ausgefüllt und unterzeichnet werden, womit ein elektronisches Original entsteht.

Ein elektronisches Original liegt jedoch nur vor, wenn sowohl der Einkünfteempfänger als auch die ausländische Steuerverwaltung das Formular mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Gültigkeit dieser Signaturen wird bei elektronischer Unterfertigung überprüft. Der bloße Ausdruck eines elektronisch signierten Formulars ist weiterhin nicht ausreichend. Die qualifizierte elektronische Signatur ist nur in digitaler Form einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kann auch nur in dieser Form auf ihre Gültigkeit geprüft werden. Ebenso ist es weiterhin grundsätzlich nicht zulässig, ein elektronisch signiertes Formular auszudrucken und die noch fehlende Unterschrift anschließend handschriftlich auf dem Ausdruck anzubringen.

Der neue Erlass enthält außerdem eine Klarstellung zur vereinfachten Dokumentation gemäß § 2 Abs 2 der DBA-Entlastungsverordnung. Auch die dafür erforderliche schriftliche Erklärung des Einkünfteempfängers muss im Original vorliegen. Wie im regulären Fall kann sie entweder handschriftlich oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterfertigt werden.

Neue Lösungen für eingescannte Dokumente

Die wichtigste Neuerung betrifft ein in der Praxis häufig auftretendes Problem. Dabei unterzeichnet der Einkünfteempfänger zunächst das ZS-QU-Formular und übermittelt es an die ausländische Steuerverwaltung. Diese scannt das Formular ein und bestätigt die Ansässigkeit anschließend auf einem Ausdruck des eingescannten Dokuments.

Auf dem zurückgesendeten Formular ist die ursprüngliche Unterschrift des Einkünfteempfängers in diesem Fall nur noch als Kopie enthalten. Nach der bisherigen Verwaltungspraxis konnte dies dazu führen, dass das Originalerfordernis nicht erfüllt war. Der neue Erlass sieht für solche Fälle nun mehrere Lösungsmöglichkeiten vor:

• Der von der ausländischen Steuerverwaltung bestätigten Kopie des ZS-QU-Formulars (Scan) kann ein weiteres, vollständig ausgefülltes und vom Einkünfteempfänger unterzeichnetes ZS-QU-Formular beigelegt werden.
• Alternativ kann der Einkünfteempfänger das Formular, das die originale Ansässigkeitsbescheinigung der ausländischen Steuerverwaltung (und durch den Scan-Vorgang nur mehr eine Kopie seiner ursprünglichen Unterschrift) enthält, erneut handschriftlich unterzeichnen.
• Bestätigt die ausländische Steuerverwaltung das eingescannte Formular mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, kann auch der Einkünfteempfänger eine qualifizierte elektronische Signatur auf demselben Dokument anbringen. Auf diese Weise entsteht ein elektronisches Original.

Die neuen Möglichkeiten sollen insbesondere Probleme lösen, die sich aus den unterschiedlichen Abläufen ausländischer Steuerverwaltungen ergeben. Sie können außerdem dazu beitragen, unnötige Wiederholungen einzelner Verfahrensschritte zu vermeiden. Das Originalerfordernis bleibt zwar als strenge Voraussetzung bestehen. Der Erlass eröffnet jedoch mehrere Wege, das Originalerfordernis wiederherzustellen, sollte dieses im Wege der Bearbeitung durch die ausländische Steuerverwaltung verloren gegangen sein. 

Anforderungen zur Verwendung ausländischer Formulare bleiben unverändert

Die grundlegenden Voraussetzungen für die Verwendung ausländischer Ansässigkeitsbescheinigungen bleiben unverändert. Bestätigt eine ausländische Steuerverwaltung die Ansässigkeit im Allgemeinen nicht auf den österreichischen Formularen ZS-QU1 oder ZS-QU2, kann unter bestimmten Voraussetzungen alternativ ein ausländisches Formular verwendet werden.

Dabei muss im jeweiligen Einzelfall glaubhaft gemacht werden, dass die ausländische Steuerverwaltung die Ansässigkeit generell nicht auf dem österreichischen ZS-QU-Formular bestätigt. Die ausländische Ansässigkeitsbescheinigung ist einem ansonsten vollständig ausgefüllten und vom Einkünfteempfänger unterzeichneten ZS-QU-Formular beizulegen. Andernfalls kann das ausländische Dokument nicht anerkannt werden.

Wie bereits in unserem vorherigen Beitrag zusammengefasst, muss die ausländische Ansässigkeitsbescheinigung außerdem bestimmte inhaltliche und formale Voraussetzungen erfüllen:

• Die Bestätigung muss sich zumindest auf jenen Zeitpunkt beziehen, zu dem die Abzugsteuerpflicht für die betreffenden Einkünfte entsteht.
• Sie muss in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt sein. Bei anderen Sprachen ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche (jedoch ohne das Erfordernis einer Überbeglaubigung oder einer Apostille) beizulegen.
• Die Authentizität der Bestätigung muss überprüfbar und verifizierbar sein, etwa mithilfe eines Überprüfungscodes oder eines QR-Codes. 

Mai 2026

Quellensteuerentlastung in Österreich: Was sich bei der Ansässigkeitsbescheinigung ändert

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