Quellensteuerentlastung in Österreich: Was sich bei der Ansässigkeitsbescheinigung ändert

Die bisherige, recht starre Verwaltungspraxis des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) hinsichtlich der Anforderungen an Ansässigkeitsbescheinigungen bei der Quellensteuerreduktion bzw. -entlastung wurde durch den am 19. Dezember 2025 veröffentlichten Erlass etwas gelockert. Diese Lockerungen sind ein Schritt in die richtige Richtung und schaffen Erleichterungen für Abfuhrverpflichtete. Es ist jedoch noch Raum für weitere administrative Erleichterungen, die spätestens ab 2030 mit der nationalen Umsetzung der FASTER-Richtlinie der Europäischen Union kommen werden.

Bisheriger Ansatz des BMF

Eine Quellensteuerreduktion bzw. eine gänzliche Quellensteuerentlastung aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) oder der Mutter-Tochter-Richtlinie (MTR) der Europäischen Union ist unter den Voraussetzungen der dazu ergangenen Verordnungen des BMF (DBA-Entlastungsverordnung, MTR-Verordnung) grundsätzlich möglich. Voraussetzung hierfür ist unter anderem, dass dem/der österreichischen Vergütungsschuldner:in (z.B. eine Gesellschaft, die eine Gewinnausschüttung tätigt) eine von der ausländischen Steuerverwaltung (i) händisch unterfertigte Ansässigkeitsbescheinigung des/der ausländischen Vergütungsempfänger:in (ii) im Zeitpunkt der Zahlung (iii) im Original vorliegt. Zudem muss eine gewisse wirtschaftliche Substanz des/der Vergütungsempfänger:in (z.B. eine Gesellschaft, die eine Gewinnausschüttung empfängt) vorhanden sein.

Für die Quellensteuerreduktion bzw. -entlastung aufgrund eines österreichischen DBA sind grundsätzlich die Formulare ZS-QU1 für natürliche Personen und ZS-QU2 für juristische Personen zu verwenden. Für die Quellensteuerentlastung aufgrund der MTR ist das Formular ZS-EUMT zu verwenden. Der Erlass vom 19. Dezember 2025 geht in weiterer Folge für Zwecke der Neuerungen ausschließlich auf die DBA-basierte Quellensteuerreduktion bzw. -entlastung ein. Unseres Erachtens sprechen gute Argumente dafür, dass die dort getroffenen Aussagen auch auf das Formular ZS-EUMT anwendbar sein sollten. 

Bis zu besagtem Erlass hielt die Verwaltungspraxis streng daran fest, dass die österreichischen ZS-Formulare ausschließlich in Papierform und händisch unterfertigt werden durften, um als gültiges „Original“ zu gelten. Auch die Verwendung ausländischer Ansässigkeitsbescheinigungsformulare wird erst schrittweise seit einigen Jahren jeweils im bilateralen Verhältnis mit einigen wenigen Staaten (Mexiko, Thailand, Türkei, USA, Chile, Spanien, Portugal, Belgien, Griechenland) ausnahmsweise zugelassen.

Selbst in diesen Fällen ist es jedoch häufig notwendig, das österreichische ZS-Formular komplett auszufüllen und das ausländische Formular an dieses für Zwecke der Einholung der Ansässigkeitsbescheinigung anzuhängen. Ein Zurückweisungsbeschluss des Verwaltungsgerichtshofs aus dem Jahr 2024 hat jedoch Anlass zu den nun eingeführten Erleichterungsmaßnahmen gegeben.

Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick

Der neue BMF-Erlass eröffnet neue Möglichkeiten für das Ausfüllen und die Unterzeichnung von Ansässigkeitsbescheinigungen und erhöht die Flexibilität in der Verwaltungspraxis. Es ist jedoch wichtig, die Feinheiten zu beachten, die mit den Neuerungen verbunden sind:

• Die österreichischen ZS-Formulare können nunmehr vollständig elektronisch ausgefüllt und qualifiziert elektronisch signiert werden.
  
  
• Das Dokument muss dem/der Vergütungsschuldner:in weiterhin im Original vorliegen, daher ist ein Ausdruck eines beidseitig qualifiziert elektronisch signierten Formulars (da die ZS-Formulare neben der Ansässigkeitsbescheinigung durch die ausländische Steuerverwaltung auch eine Erklärung des Steuerpflichtigen enthalten) nicht zulässig. Vielmehr gibt es diesfalls ein „elektronisches Original“, welches dem/der Vergütungsschuldner:in im Zeitpunkt der Quellensteuerreduktion bzw. -entlastung vorliegen muss.
  
  
• Beide benötigten Unterschriften (sowohl die des/der Steuerpflichtigen als auch die der ausländischen Steuerverwaltung) müssen sich im selben Dokument befinden. Es ist daher nicht möglich, ein einseitig qualifiziert elektronisch signiertes Dokument auszudrucken und die jeweils andere Unterschrift händisch zu leisten.
  
  
• Es werden derzeit nur qualifiziert elektronische Signaturen aus EU- und EWR-Staaten anerkannt. Im Verhältnis zu weiteren Drittstaaten ist daher nach wie vor ein beidseitig händisch signiertes Formular notwendig. 

Grundsätzlich sind nach wie vor primär die österreichischen ZS-Formulare für die Einholung der Ansässigkeitsbescheinigung zu verwenden. Neben den oben genannten Staaten, mit denen jeweils bilaterale Konsultationsvereinbarungen zur Verwendung ausländischer Formulare bestehen, lässt der neue Erlass in bestimmten Fällen auch die Verwendung ausländischer Formulare weiterer Staaten zu, wenn die folgenden Rahmenbedingungen vorliegen:

• Es muss glaubhaft gemacht werden, dass die ausländische Steuerverwaltung die österreichischen Formulare generell nicht unterzeichnet, nicht bloß im konkreten Einzelfall.
  
  
• Die ausländischen Formulare müssen einem sonst vollständig ausgefüllten und vom Steuerpflichtigen unterzeichneten ZS-Formular beigelegt werden.
  
  
• Die ausländischen Ansässigkeitsbescheinigungen müssen sich zumindest auf jenen Zeitpunkt beziehen, zu dem die Abzugsteuerpflicht der betreffenden Einkünfte entsteht bzw. entstehen würde.
  
  
• Die Formulare müssen auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sein oder beglaubigt übersetzt werden.
  
  
• Die Echtheit der Bestätigungen muss überprüfbar sein, etwa über einen Verifizierungs- oder einen QR-Code.
  
  

Fazit

Mit seinem neuen Erlass reagiert das BMF auf eine Aussage des Verwaltungsgerichtshofs (VwGH) und hat neue Maßnahmen zur Erleichterung der bisher starren Verwaltungspraxis getroffen. Die Ansässigkeitsbescheinigung auf den österreichischen ZS-Formularen bleibt der zentrale Nachweis, allerdings wird die Handhabung digitaler, flexibler und praxisnäher. In bestimmten Fällen können ausländische Steuerbehörden, die die österreichischen Formulare nicht unterfertigen, auf ihren eigenen Formularen die Ansässigkeitsbescheinigung bestätigen. Dadurch erhalten Unternehmen und Berater:innen mehr Flexibilität im Verhältnis zu den ausländischen Steuerbehörden. 

Diese Verwaltungsvereinfachungen sind grundsätzlich sehr zu begrüßen. Sie stellen jedoch nach wie vor nur eine Übergangslösung dar, bis die Vorgaben der FASTER-Richtlinie der Europäischen Union in nationales Recht umgesetzt werden. Dadurch wird eine einheitliche elektronische Ansässigkeitsbescheinigung eingeführt, das sogenannte eTRC – „electronic Tax Residency Certificate”.