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A1-Kontrollen innerhalb der EU und neue Software für Entsendungen

Von:
Hannes Weißmann
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Alle Dienstnehmer:innen, die ihrer Tätigkeit im Ausland nachgehen, müssen aufgrund der EU-Verordnung (VO 883/2004 sowie VO 987/2009) eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Diese Verordnung findet nicht nur auf die Entsendung von Mitarbeiter:innen, sondern auch auf kurze Dienstreisen ins Ausland Anwendung. Daher ist für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit ab dem 1. Tag eine A1-Bescheinigung notwendig.

Das A1-Dokument ist für die Dauer des Aufenthaltes bereitzuhalten und legt fest, dass Personen, die eine Tätigkeit in einem anderen Mitgliedsstaat verrichten, weiterhin dem Sozialversicherungs-System (SV-System) des Entsendestaates unterliegen. Voraussetzung für die weitere Anwendbarkeit des SV-Systems des Entsendestaates sind folgende Kriterien:

  • Zugehörigkeit bzw. organisatorische Bindung der Person zum Entsendestaat
  • Aufrechte Versicherung im SV-System des Entsendestaates für mindestens einen Monat vor der Entsendung
  • Auslandstätigkeit muss vorübergehend und somit max. für 24 Monate sein
  • Ausübung nennenswerter Tätigkeit des Arbeitgebers im Entsendestaat
  • Ablöseverbot, d.h. keine Ablöse einer vorher entsendeten Person durch eine neue Person bei gleichem Tätigkeitsprofil
  • Keine Durchführung von Dreiecksentsendungen

Wird das A1-Dokument nicht mitgeführt, drohen hohe Verwaltungsstrafen. Die Finanzpolizei der jeweiligen Länder kontrolliert das Mitführen der A1-Bescheinigungen. Dabei gibt es bei der Vorgehensweise der Kontrollen durchaus Unterschiede in den jeweiligen Ländern. Sehr streng wird vor allem in Österreich und Frankreich kontrolliert. In Österreich kassiert man beispielsweise Strafen von 1.000 bis zu 10.000 Euro, wenn das A1-Formular bei einer Kontrolle nicht vorgewiesen werden kann. Besonders stark kontrolliert werden die Baubranche und die Transportbranche.

Mitführungspflicht besteht jedenfalls in folgenden Ländern: Österreich, Italien, Slowakei, Schweden, Ungarn, Kroatien, Polen, Belgien, Luxemburg, Frankreich, Schweiz (Selbständige), Tschechien, Niederlande, Spanien, Norwegen, Slowenien.

Das A1-Formular ist vor Antritt der Dienstreise oder der Entsendung beim zuständigen Krankenversicherungsträger zu beantragen.

Neue Software für Beantragung von A1-Bescheinigungen

Seit 01.04.2022 hat die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) eine neue Software für die Beantragung von A1-Bescheinigungen für

  • Entsendungen in einen EU- oder EWR-Mitgliedstaat, in die Schweiz und in das Vereinigte Königreich sowie
  • Anträge auf Ausstellung einer Entsendebescheinigung für Entsendungen in einen Vertragsstaat. Bilaterale Abkommen über soziale Sicherheit bestehen mit Albanien, Australien, Bosnien und Herzegowina, Chile, Dänemark (für Drittstaatsangehörige), Indien, Israel, Kanada, Korea, Kosovo, Moldau, Montenegro, Nordmazedonien, Philippinen, Quebec, Schweiz (für Drittstaatsangehörige), Serbien, Tunesien, Türkei, Uruguay und den USA.

Die Softwareumstellung der restlichen Anträge ist mit Beginn 2023 geplant:

  • E2: Eine Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten,
  • E3: Mehrere Beschäftigungen in mehreren Mitgliedstaaten und
  • E4: Selbständige und unselbständige Tätigkeiten(en) in verschiedenen Mitgliedstaaten

Der Vorteil der neuen Software ist eine wesentliche Zeitersparnis vom Antrag bis zur Ausstellung und Übermittlung der Bescheinigung. Im Idealfall geht dies nun innerhalb eines Tages.