EU-Sozialversicherungsreform: Neue Regeln für A1-Bescheinigung und Entsendungen

Reform beschlossen – neue Regeln gelten noch nicht

Das Europäische Parlament und der Rat haben die Reform der EU-Verordnungen zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit abgeschlossen. Nach der endgültigen Annahme durch den Rat am 28. September 2026 wurde der Rechtsakt am 7. Oktober 2026 von den Präsidenten des Europäischen Parlaments und des Rates unterzeichnet.  

Mit Stand 23. Oktober 2026 war die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union noch ausständig. Die Verordnung tritt am ersten Tag des Monats nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft.

Die meisten Änderungen werden nach einer zweijährigen Übergangsfrist anwendbar sein. Bis dahin gelten die bisherigen Vorschriften und die bestehenden österreichischen Antragsverfahren weiter. 

Bereiche der EU-Sozialversicherungsreform

Die Reform der EU-Sozialversicherungskoordination umfasst insgesamt fünf Themenbereiche: Arbeitslosenleistungen, Leistungen bei Pflegebedürftigkeit (Long-Term Care Benefits), Familienleistungen, den Zugang zu Sozialleistungen für nicht erwerbstätige Personen sowie die Bestimmung der anwendbaren Rechtsvorschriften für entsandte Arbeitnehmer:innen und Personen, die gewöhnlich in zwei oder mehr Mitgliedstaaten arbeiten.

Für Arbeitgeber:innen, HR-Abteilungen und Global-Mobility-Verantwortliche sind insbesondere die Änderungen bei Entsendungen, A1-Bescheinigungen und Mehrstaatentätigkeiten von praktischer Bedeutung. Auf diese Bereiche konzentriert sich der vorliegende Beitrag.

Was bestätigt die A1-Bescheinigung?  

Die A1-Bescheinigung bestätigt, welchem nationalen Sozialversicherungsrecht eine Person bei einer grenzüberschreitenden Tätigkeit unterliegt. Sie ist insbesondere bei vorübergehenden Entsendungen und bei regelmäßiger Arbeit in mehreren Staaten relevant. In Österreich werden A1-Anträge für Arbeitnehmer:innen grundsätzlich elektronisch über ELDA gestellt. 

Erleichterungen bei Geschäftsreisen und kurzen Tätigkeiten im Ausland

Die Reform sieht künftig zwei voneinander unabhängige Ausnahmen von der A1-Pflicht vor. 

Bestimmte Geschäftsreisen 

Für bestimmte Geschäftsreisen soll künftig keine A1-Bescheinigung mehr erforderlich sein. Dies betrifft vorübergehende Reisen im Interesse des Arbeitgebenden, bei denen keine Dienstleistung erbracht und keine Ware geliefert wird. Dazu zählen insbesondere Besprechungen, Konferenzen, Seminare oder Schulungen. 

Kurzfristige Arbeitseinsätze 

Daneben soll eine eigene Ausnahme für kurzfristige grenzüberschreitende Tätigkeiten eingeführt werden. Außerhalb des Bausektors soll keine A1-Bescheinigung erforderlich sein, wenn die Tätigkeit höchstens drei aufeinanderfolgende Arbeitstage innerhalb eines Zeitraums von 30 aufeinanderfolgenden Tagen dauert. 

Achtung: Auch wenn künftig in bestimmten Fällen keine A1-Bescheinigung mehr erforderlich sein soll, müssen Unternehmen weiterhin nachweisen können, dass die Voraussetzungen der jeweiligen Ausnahme vorliegen. Reisezweck, Art der Tätigkeit, Einsatzort und Einsatzdauer sollten daher weiterhin nachvollziehbar dokumentiert werden.

Keine Erleichterungen für den Bausektor 

Für Tätigkeiten im Baugewerbe gilt die Drei-Tage-Ausnahme nicht. In diesem Bereich bleibt die A1-Bescheinigung weiterhin bereits ab dem ersten Einsatztag erforderlich. 

Praxisbeispiele 

• Teilnahme an einer zweitägigen Konferenz in Spanien: Da keine Dienstleistung erbracht wird, kann die Geschäftsreise-Ausnahme greifen. Eine A1-Bescheinigung wäre künftig voraussichtlich nicht erforderlich. 
• Zweitägige Softwareinstallation beim Kunden in Deutschland: Da eine Dienstleistung erbracht wird, liegt keine begünstigte Geschäftsreise vor. Aufgrund der kurzen Dauer könnte jedoch die Drei-Tage-Ausnahme anwendbar sein. 
• Zweitägiger Montageeinsatz auf einer Baustelle in Frankreich: Obwohl die Tätigkeit weniger als drei Arbeitstage dauert, bleibt eine A1-Bescheinigung erforderlich, da Tätigkeiten im Bausektor von der Drei-Tage-Ausnahme ausgenommen sind. 
  
  

Räumlicher Anwendungsbereich

Die Reform betrifft unmittelbar die EU-Mitgliedstaaten. Für Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz und das Vereinigte Königreich gelten die Änderungen nicht automatisch. Bei Einsätzen in diesen Staaten ist daher gesondert zu prüfen, ob und ab wann die neuen Regelungen übernommen werden. 

A1-Antrag künftig grundsätzlich vor Tätigkeitsbeginn 

Während in Österreich die Beantragung einer A1-Bescheinigung bereits bisher grundsätzlich vor Beginn des Auslandseinsatzes erfolgt,  soll die Vorabbeantragung der A1-Bescheinigung künftig unionsweit erforderlich sein.

Wenn keine Ausnahme greift, soll die zuständige Sozialversicherungsinstitution grundsätzlich vor Tätigkeitsbeginn informiert und die A1-Bescheinigung vorab beantragt werden. Ist eine sofortige Ausstellung nicht möglich, soll eine automatische Eingangsbestätigung als vorläufiger Nachweis zur Verfügung stehen. 

Für österreichische Arbeitgeber:innen ergeben sich dadurch voraussichtlich nur geringe verfahrensmäßige Änderungen, da die elektronische Vorabbeantragung über ELDA bereits heute Standard ist. In anderen Mitgliedstaaten können jedoch Anpassungen der nationalen Verfahren erforderlich werden.

Verlängerung der Vorversicherungszeit auf drei Monate 

Nach den geplanten Neuregelungen soll die Beibehaltung der Sozialversicherung im Entsendestaat künftig grundsätzlich voraussetzen, dass die betroffene Person bereits mindestens drei Monate dem Sozialversicherungssystem dieses Staates unterlag. 

Dies stellt eine Verschärfung der bisherigen Voraussetzungen dar. Nach der bislang geltenden Verwaltungspraxis genügte regelmäßig eine Vorversicherungszeit von zumindest einem Monat vor Beginn der Entsendung. Künftig soll diese Mindestdauer auf drei Monate angehoben werden. 

Insbesondere bei Neueintritten kann dies die kurzfristige Entsendung von Mitarbeitenden erschweren. Unternehmen werden daher mehr Vorlaufzeit einplanen müssen, wenn ein grenzüberschreitender Arbeitseinsatz unmittelbar nach Beginn eines Dienstverhältnisses vorgesehen ist. 

Regelmäßige Tätigkeit in mehreren Staaten 

Bei Personen, die gewöhnlich in zwei oder mehr Staaten arbeiten – sogenannten Multi-State Workers –, bleibt eine A1-Bescheinigung erforderlich. Die Festlegung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts soll künftig grundsätzlich für höchstens 24 Monate gelten. Danach ist anhand der tatsächlichen Arbeitsverteilung zu prüfen, ob die Voraussetzungen weiterhin erfüllt sind. 

Für Unternehmen, Lohnverrechnung und betroffene Beschäftigte wird es daher noch wichtiger, Arbeitstage, Tätigkeitsorte, Homeoffice-Anteile und Änderungen der Beschäftigung laufend festzuhalten. 

ESSPASS: Von nationalen Verfahren zu einer europaweiten digitalen Lösung 

Der European Social Security Pass (ESSPASS) ist ein separates Digitalisierungsvorhaben der Europäischen Kommission. Ziel ist es, sozialversicherungsrechtliche Nachweise künftig unionsweit digital zu beantragen, auszustellen und zu prüfen. 

Für österreichische Arbeitgeber:innen stellt die elektronische Beantragung von A1-Bescheinigungen grundsätzlich keine Neuerung dar. Entsprechende Anträge werden bereits heute über ELDA vollelektronisch abgewickelt und von der ÖGK bei vollständigen Angaben in der Regel innerhalb kurzer Zeit bearbeitet. 

Die wesentliche Neuerung von ESSPASS liegt daher in der europaweiten Standardisierung. A1-Bescheinigungen sollen digital ausgestellt, in der EU Digital Identity Wallet gespeichert und von Behörden in den teilnehmenden Staaten elektronisch geprüft werden können. 

Mit Stand 22. Oktober 2026 liegt lediglich ein Gesetzgebungsvorschlag der Europäischen Kommission vor. Die Regelungen sind daher noch nicht anwendbar und müssen zunächst das EU-Gesetzgebungsverfahren durchlaufen. Nach dem aktuellen Gesetzgebungsvorschlag soll die Digitalisierung zunächst bei der A1-Bescheinigung beginnen. Später könnten weitere Sozialversicherungsdokumente, etwa die Europäische Krankenversicherungskarte, folgen.

Was ist jetzt zu tun? 

Bis zum tatsächlichen Inkrafttreten der neuen Regelungen sollten Unternehmen ihre bisherigen A1 Prozesse unverändert fortführen. Derzeit ist insbesondere in folgenden Fällen zu prüfen, ob eine A1-Bescheinigung benötigt wird: 

• Dienst- und Geschäftsreisen in einen anderen EU-/EWR-Staat, in die Schweiz oder nach Großbritannien, auch wenn der Aufenthalt nur einen oder wenige Tage dauert; 
• vorübergehende Entsendungen von Mitarbeitenden ins Ausland; 
• regelmäßige Tätigkeiten in mehreren Staaten, etwa grenzüberschreitendes Homeoffice oder eine sonstige Mehrstaatentätigkeit; 
• wiederkehrende oder projektbezogene Auslandseinsätze. 

Die A1-Bescheinigung sollte weiterhin rechtzeitig vor Beginn der Dienstreise oder Entsendung beantragt und während des Auslandseinsatzes mitgeführt beziehungsweise elektronisch verfügbar gehalten werden. Zusätzlich sollten Reisegrund, konkrete Tätigkeit, Arbeitstage und Arbeitsorte verlässlich dokumentiert werden. 

Fazit 

Die geplante Reform bringt vor allem Erleichterungen für bestimmte Geschäftsreisen und sehr kurze grenzüberschreitende Tätigkeiten. Bestimmte Geschäftsreisen ohne Dienstleistung oder Warenlieferung sollen von der A1-Pflicht ausgenommen werden. Außerhalb des Bausektors soll zudem für Tätigkeiten von höchstens drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb von 30 Tagen keine A1-Bescheinigung mehr erforderlich sein. Für Tätigkeiten im Bausektor bleibt die A1-Bescheinigung hingegen weiterhin ab dem ersten Tag verpflichtend. 

Gleichzeitig werden die Voraussetzungen für Entsendungen verschärft und die Verfahren unionsweit stärker vereinheitlicht. Insbesondere soll die bisher regelmäßig einmonatige Vorversicherungszeit auf drei Monate verlängert und die A1-Bescheinigung grundsätzlich vor Tätigkeitsbeginn beantragt werden. Kann sie nicht sofort ausgestellt werden, soll eine automatische Eingangsbestätigung als vorläufiger Nachweis dienen. 

Mit ESSPASS soll darüber hinaus ein europaweit einheitlicher digitaler Rahmen für die Beantragung, Ausstellung, Speicherung und Prüfung von A1-Bescheinigungen geschaffen werden.

Bis diese neuen Regelungen tatsächlich anwendbar sind, müssen Unternehmen jedoch die bestehenden Prozesse unverändert weiterführen.

Unsere Expert:innen stehen Ihnen bei weiteren Fragen zum Thema gerne zur Verfügung.