Update Personalverrechnung

In unserem Update informieren wir Sie über aktuelle Themen und Neuerungen aus dem Bereich Personalverrechnung:

1. Der „Papamonat“ und seine Voraussetzungen

2. Lückenloses Fahrtenbuch zur Ansetzung eines halben Kfz-Bezuges erforderlich

3. Sanktionsfreiheit bei monatlicher Beitragsgrundlagenmeldung bis 31.03.2020 verlängert

4. Neuorganisation der Gemeinsamen Prüfung der lohnabhängigen Abgaben (GPLA) ab 01.01.2020

5. Voraussichtliche Sozialversicherungs-Werte 2020

1. Der Papamonat und seine Voraussetzungen

Bisher hatten grundsätzlich nur Väter, die im öffentlichen Dienst beschäftigt waren, Anspruch auf einen Papa­monat. Nun sollen alle Väter davon profitieren können und nach der Geburt zusammen mit den gleichzeitig im Mutterschutz befindlichen Müttern bei ihren Neugeborenen zu sein.

Die Neuregelung, die ab 01.09.2019 in Kraft getreten ist, sieht vor, dass nun alle Väter einen Rechtsanspruch auf eine einmonatige Arbeitsfreistellung nach der Geburt ihres Kindes haben.

Zur Inanspruchnahme müssen folgende Konstellationen gegeben sein:

• Antrag der Arbeitnehmerseite
• Vorhandensein eines gemeinsamen Haushalts mit dem Kind
• Inanspruchnahme bis zum Ablauf der achten (unter Umständen zwölften) Woche nach der Geburt des Kindes
• Maximale Gesamtdauer von einem Monat

Dabei hat der werdende Vater spätestens drei Monate vor dem Geburtstermin seinem Arbeitgeber den voraussichtlichen Beginn der Freistellung mittels Vorankündigung bekanntzugeben bzw. diesen über die tatsächliche Geburt des Kindes unverzüglich zu verständigen (bei errechneten Geburtsterminen in den Monaten September, Oktober und November 2019 darf die Vorankündigungsfrist von drei Monaten unterschritten werden). Spätestens eine Woche nach der Geburt ist der endgültige Antrittszeitpunkt mitzuteilen. Die Freistellung selbst beginnt frühestens mit dem auf die Geburt des Kindes folgenden Kalendertag.

Der Papamonat ist zudem nicht als Karenz nach dem Väterkarenzgesetz zu bewerten. Somit ist es ausgeschlossen, dass die einmonatige Freistellung auf die Karenz angerechnet werden kann.

Arbeitnehmer, die den Papamonat in Anspruch nehmen, unterliegen einem Kündigungs- und Entlassungsschutz vom Zeitpunkt der Vorankündigung. Dieser beginnt frühestens vier Monate vor dem errechneten Geburtstermin und dauert maximal bis zu vier Wochen nach dem Ende der Freistellung.

Beim Rechtsanspruch auf einen Papamonat handelt es sich um eine Dienstfreistellung von der Arbeit, währen der der Arbeitgeber kein Entgelt zahlen muss. Väter können aber den Familienzeitbonus in der Höhe von täglich 22,60 €, also ca 700 € für einen Monat beziehen. Dieser Betrag wird allerdings bei einem späteren Bezug von Kinderbetreuungsgeld des Vaters wieder abgezogen.

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2. Lückenloses Fahrtenbuch zur Ansetzung eines halben Kfz-Bezuges erforderlich

Arbeitnehmer, die mit dem Firmenauto jährlich nicht mehr als 6.000 Kilometer privat zurücklegen, zahlen nur für den halben Sachbezug, also für 0,75 bzw. 1 Prozent der Anschaffungskosten (max. 360 Euro bzw. 480 Euro), Steuer. Voraussetzung hierfür ist aber die lückenlose Aufzeichnung sämtlicher Fahrten in einem Fahrtenbuch.

Ein BFG-Erkenntnis vom 19.08.2019 (BFG RV/2100259/2015) bringt eine Klarstellung, welche Detailangaben ein Fahrtenbuch zu enthalten hat.

Demgemäß kann ein Fahrtenbuch, in dem keine Angaben über die Kunden und nur die Postleitzahlen der Zielorte sowie die Kilometerangaben immer nur auf ganze Zehner oder Hunderter gerundet eingetragen wurden, nicht mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüft werden.

Somit kann das tatsächliche Ausmaß der jeweiligen beruflichen und privaten Fahrtstrecken nicht vollständig ermittelt werden und das Fahrtenbuch ist als Nachweis zur Ansetzung des halben Sachbezuges nicht geeignet.

Beispiel Mindestangaben im Fahrtenbuch:

• Tag/Datum
• Beginn der Fahrt (Ort/Adresse, Zeit, KM-Stand)
• Fahrziel (Kunde, Ort/Adresse)
• Ende der Fahrt (Ort/Adresse, Zeit, KM-Stand)
• Gefahrene Kilometer (beruflich, privat)

Strengere Anforderungen an Aufzeichnungsverpflichtung der Arbeitszeiten

Im Rahmen eines Vorabentscheidungsverfahrens hat der EuGH (C-55/18, 14.05.2019) weitreichende Aussagen zur korrekten Dokumentation der Arbeitszeit getroffen: Mitgliedstaaten müssen die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzuführen, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

In seiner Begründung führt das Gericht die in der Arbeitszeitrichtlinie und der Grundrechtecharta der EU verbrieften Arbeitnehmerrechte „auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten“ an, deren Einhaltung ohne Aufzeichnungen über die geleistete Arbeitszeit nicht gewährleistet werden kann.

Weitläufig referiert das Urteil jene Anforderungen, die im Bereich der Arbeitszeitaufzeichnungen in Österreich ohnehin bereits im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes (AZG) gelten. Allerdings sind insbesondere leitende Angestellte, Heimarbeiter, Lehr- und Erziehungskräfte (Anmerkung: keine abschließende Auflistung) vom Anwendungsbereich des AZG ausgenommen.  Nicht zuletzt können bloße Saldenaufzeichnungen, die bei Home-Office oder im Außendienst nach österreichischem Arbeitszeitrecht bisher zulässig sind, demzufolge EU-Recht widersprechen.

Inwiefern der österreichische Gesetzgeber die derzeitige Gesetzeslage adaptieren wird, ist noch abzuwarten. Schließlich ist darauf hinzuweisen, dass Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten hinsichtlich jedes einzelnen Arbeitnehmers gesondert zu bestrafen sind, wenn durch das Fehlen der Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unmöglich oder unzumutbar wird. Dabei können Arbeitgeber mit Geldstrafen von 72 Euro bis 1815 Euro rechnen.

Stundenaufzeichnungen werden ab 01.01.2020 ein Kontrollbestandteil bei Prüfungen durch den Prüfdienst lohabhängigen Abgaben und Beiträge (PLAB).

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3. Sanktionsfreiheit bei monatlicher Beitragsgrundlagenmeldung bis 31.03.2020 verlängert

Mit der Einführung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) kommt es für Dienstgeber, Personalverrechner und Steuerberater zu einer umfassenden Reformierung des Meldesystems.

Gemeldete Daten können mittels mBGM (monatlicher Beitragsgrundlagenmeldung) nun ausschließlich durch eine Stornomeldung und anschließende Neuübermittlung der korrekten mBGM korrigiert werden.

Nur im Selbstabrechnerverfahren können Berichtigungen innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Zeitraumes, für den die mBGM gilt, ohne nachteilige Folgen für den Meldepflichtigen - sprich sanktions- und verzugszinsenfrei - vorgenommen werden. Die mBGM für März 2019 kann somit bis 31.03.2020 ohne negative Konsequenzen korrigiert werden.

Weitere Informationen finden Sie hier

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4. Neuorganisation der Gemeinsamen Prüfung der lohnabhängigen Abgaben (GPLA) ab 01.01.2020

Die GPLA ist die gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben wie Lohnsteuer (LSt), Dienstgeberbeitrag zum FLAG (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), KommSt und Sozialversicherungsbeiträge in einem Prüfvorgang.

Ab dem Jahr 2020 werden demnach die Prüforgane der Finanzämter und Gebietskrankenkassen für die Lohnverrechnung in einer selbständigen Prüforganisation zusammengefasst, dem sogenannten Prüfdienst für lohnabhängige Abgaben und Beiträge (PLAB). Der PLAB wird dem Bundesministerium für Finanzen (BMF) zugeordnet. Durch diese Neustrukturierung erhofft man sich die Abgaben- und Beitragsprüfung effizienter zu gestalten.

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5. Sozialversicherungs-Werte 2020

Die wichtigsten Werte für das Jahr 2020 finden Sie

Hier

Das e-card Service Entgelt in der Höhe von € 11,95 wurde bereits im November 2019 eingehoben.

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