Reisekostenrichtlinien in Österreich: Leitfaden für Unternehmen

Rechtliche Basis: Was gilt?

Das Einkommensteuergesetz (EStG) und die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) regeln die steuerfreie Behandlung von Tag- und Nächtigungsgeldern sowie Kilometergeldern und weiteren Reiseaufwandsentschädigungen. Kollektivverträge definieren verbindliche Mindestansprüche wie die Höhe des Taggeldes oder Verfallsfristen, wobei die dort festgelegten Werte nicht unterschritten werden dürfen.

Das Telearbeitsgesetz (§ 2h AVRAG) schreibt vor, dass Telearbeit ausdrücklich und schriftlich vereinbart werden muss. Zudem verpflichten das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) sowie die Bildschirmarbeitsverordnung Arbeitgeber:innen zur Kostenübernahme für Bildschirmarbeitsbrillen, sofern ein Bedarf festgestellt wird.

Aktuelle Pauschalen (Stand 2026)

Häufige Risiken für Arbeitgeber:innen

Häufige Risiken für Arbeitgeber:innen ergeben sich vor allem aus steuerlichen und organisatorischen Vorgaben. Dazu zählt insbesondere, dass steuerliche Fristen für Taggelder oft übersehen werden: Diese sind am selben Einsatzort nur für maximal fünf Tage, beziehungsweise bis zu 15 Tage pro Kalenderjahr steuerfrei. Bei einer Entfernung von über 120 Kilometern gilt die Steuerfreiheit höchstens für sechs Monate.

Ein weiterer kritischer Punkt ist das Fehlen der verpflichtenden A1‑Bescheinigung bei Dienstreisen innerhalb der EU bzw. des EWR, selbst wenn der Einsatz nur kurz dauert. Bei grenzüberschreitender Telearbeit besteht zudem das Risiko, dass unbeabsichtigt eine Homeoffice‑Betriebsstätte entsteht, wenn regelmäßig Tätigkeiten im Ausland ausgeübt werden. Auch im Bereich der Bewirtung kommt es häufig zu Problemen: Kosten sind nur zu 50 % steuerlich absetzbar und nur dann, wenn ein nachweisbarer Werbezweck besteht. Fehlt die entsprechende Dokumentation, droht die steuerliche Nichtanerkennung.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Es sollte eine Reisekostenrichtlinie im Unternehmen entwickelt werden bzw. Sollten bereits vorhandene Richtlinien jedenfalls überprüft und gegebenenfalls überarbeitet werden, um sowohl aktuelle Pauschalen als auch gesetzliche Neuerungen zu berücksichtigen. Dazu gehören insbesondere die ab 2025 geltenden steuerfreien Höchstsätze wie ein Taggeld von EUR 30, ein Nächtigungsgeld von EUR 17 sowie ein Kilometergeld von EUR 0,50 pro Kilometer. Gleichzeitig ist die Telearbeit klar zu regeln, etwa durch schriftliche Vereinbarungen. Zudem muss eindeutig festgelegt werden, wann vom Homeoffice aus angetretene Reisen als Dienstreisen gelten.

Ebenso erforderlich sind klar strukturierte Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse, einschließlich der verpflichtenden A1 Bescheinigung bei Auslandsdienstreisen, einer ordnungsgemäßen Führung von Fahrtenbüchern, dem Sammeln von Belegen und der vollständigen Dokumentation des Reisezwecks. Auch Bewirtungen sollten eindeutig geregelt werden, etwa durch Genehmigungspflichten sowie die genaue Dokumentation von Teilnehmenden, Anlass und Rechnung.

Darüber hinaus ist es wesentlich, alle gesetzlichen Fristen einzuhalten, da steuerfreie Diäten nur innerhalb der vorgesehenen Grenzen gewährt werden dürfen. Abschließend empfiehlt sich der Einsatz digitaler Reisekosten-Tools, um Abrechnungsprozesse zu vereinfachen, Transparenz zu erhöhen und die Compliance nachhaltig zu stärken.

Sie benötigen Unterstützung?

Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung oder Aktualisierung Ihrer Reisekostenrichtlinie und der Prüfung möglicher steuerlicher Risiken. Insbesondere bei Homeoffice im Ausland und der Risikoabschätzung im Zusammenhang mit der Begründung von Homeoffice-Betriebsstätten.

Wir beraten Sie außerdem bei der Beantragung von A1-Bescheinigungen für Auslandsdienstreisen. Kontaktieren Sie uns jetzt!