Fristen zur Übermittlung der Mitteilungen nach §§ 109a und 109b EStG

1. Mitteilungspflicht nach § 109a Einkommensteuergesetz 

Unternehmen und Körperschaften öffentlichen Rechts müssen bestimmte Vergütungen melden, wenn sie diese auf selbständiger Basis zahlen. Dies gilt für Zahlungen an natürliche Personen sowie an Personenvereinigungen ohne eigene Rechtspersönlichkeit (z. B. Offene Gesellschaften oder Kommanditgesellschaften), sofern kein Dienstverhältnis im Sinne des § 47 EStG vorliegt. In diesen Fällen ist eine Mitteilung gemäß § 109a EStG zu übermitteln.

Für welche Leistungen besteht die Mitteilungspflicht nach § 109a EStG? 

Die Leistungen folgender Personen unterliegen der Mitteilungspflicht, wenn diese selbstständig erbracht wurden:  

• Mitglieder des Aufsichts- oder Verwaltungsrates und andere Leistungen von mit der Überwachung der Geschäftsführung beauftragten Personen;
• Bausparkassenvertreter:innen und Versicherungsvertreter:innen;
• Stiftungsvorständ:innen;
• Vortragende, Lehrende und Unterrichtende;
• Kolporteur:innen und Zeitungszusteller:innen;
• Privatgeschäftsvermittler:innen;
• Funktionär:innen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften, wenn die Tätigkeit zu Funktionsgebühren führt;
• Freie Dienstnehmer:innen, die der Versicherungspflicht gemäß § 4 Abs 4 ASVG (Allgemeines Sozialversicherungsgesetz) oder § 1 Abs 6 B-KUVG (Beamten-Kranken- und Unfallversicherungsgesetz) unterliegen; 
• Leistungen, die einen Anspruch auf Lizenzgebühren begründen. 

Welche Daten sind gemäß § 109a EStG mitzuteilen?

Folgende Daten sind in der Mitteilung anzugeben:  

• Name (Firma) und Wohnanschrift bzw. Sitz der Geschäftsleitung; 
  Sozialversicherungsnummer (bei Nichtvorhandensein jedenfalls das Geburtsdatum) bei natürlichen Personen bzw. die Steuernummer bei Personenvereinigungen ohne eigene Rechtspersönlichkeit;
• Art der erbrachten Leistung;
• Kalenderjahr, in dem das Entgelt geleistet wurde;
• Entgelt und die darauf entfallende ausgewiesene Umsatzsteuer. 

Die meldepflichtigen Personen müssen den Leistungserbringern bis spätestens Ende Jänner des auf die Zahlung folgenden Kalenderjahres eine Ausfertigung der an das Finanzamt übermittelten Mitteilung aushändigen. Alternativ können sie zumindest den Inhalt der Mitteilung bekanntgeben. 

Wann besteht keine Mitteilungspflicht nach § 109a EStG?

Eine Mitteilung kann unterbleiben, wenn

• das einer Person oder Personenvereinigung im Kalenderjahr insgesamt geleistete Entgelt einschließlich allfälliger Kostenersätze nicht mehr als EUR 900,00 beträgt und
• und das Entgelt einschließlich allfälliger Kostenersätze für jede einzelne Leistung nicht mehr als EUR 450,00 beträgt. 

Eine Mitteilung hat zu unterbleiben, wenn die betroffene Person mit den zu erfassenden Einkünften

• nach inländischen Rechtsvorschriften oder unter Anwendung eines Doppelbesteuerungsabkommens in Österreich nicht steuerpflichtig ist, oder
• sich der Leistungserbringer eines (un-)selbständigen Dritten zur Leistungserbringung bedient. 

2. Mitteilungspflicht nach § 109b EStG 

Unternehmer:innen und Körperschaften des öffentlichen und privaten Rechts, die für bestimmte Leistungen Zahlungen ins Ausland tätigen, sind verpflichtet, eine Mitteilung nach § 109b EStG zu übermitteln.

Für welche Leistungen besteht die Mitteilungspflicht nach § 109b EStG? 

Die Mitteilungspflicht betrifft folgende Leistungen:

• Leistungen für selbstständige Tätigkeiten im Sinne des § 22 EStG, sofern die Tätigkeit im Inland ausgeübt wird (beispielsweise Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit, Ärzt:innen, Rechtsanwält:innen, etc.);
• Vermittlungsleistungen, die von unbeschränkt Steuerpflichtigen erbracht werden oder die sich auf das Inland beziehen;
• kaufmännische oder technische Beratung im Inland. 

 
Welche Daten sind gemäß § 109b EStG mitzuteilen?

Die Mitteilung hat folgende Daten zu enthalten:

• Name (Firma), Wohn- oder Firmenanschrift des Leistungserbringers mit internationaler Länderkennung des betreffenden Staates;
• bei einer Personenvereinigung (Personengemeinschaft) ohne eigener Rechtspersönlichkeit oder einer Körperschaft als Leistungserbringer auch die im Inland maßgeblich auftretende natürliche Person;
• hinsichtlich des Leistungserbringers sowie gegebenenfalls der im Inland maßgeblich auftretenden natürlichen Person:
  • die österreichische Steuernummer; ist diese nicht vorhanden,
  • die Versicherungsnummer nach § 31 ASVG; ist diese nicht vorhanden,
  • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; ist diese nicht vorhanden,
  • das Geburtsdatum; 
• die internationale Länderkennung des Landes oder der Länder, in die Zahlungen erfolgt sind;
• die Höhe der Zahlungen zugunsten des Leistungserbringers und das Kalenderjahr, in dem die Zahlungen geleistet wurden. 

Wann besteht keine Mitteilungspflicht nach § 109b EStG?

Eine Mitteilung hat zu unterbleiben, wenn

• sämtliche in einem Kalenderjahr zugunsten desselben Leistungserbringers geleisteten Zahlungen ins Ausland den Betrag von EUR 100.000,00 in einem Kalenderjahr nicht übersteigen (die Grenze bezieht sich stets auf die an die Körperschaft oder Personenvereinigung ohne eigene Rechtspersönlichkeit geleisteten Beträge),
• ein Steuerabzug gemäß § 99 EStG grundsätzlich zu erfolgen hat (Abzugsteuer), oder
• die empfangende ausländische Körperschaft im Ausland einem Steuersatz von mehr als 13 % unterliegt.  

3. Mitteilungspflichten und Vorgehensweise  

Mitteilungen nach §§ 109a und 109b EStG für das Jahr 2025 sind bis Ende Februar 2026 elektronisch an das für die Erhebung der Umsatzsteuer der zur Mitteilung verpflichteten Person (potenziell) zuständige Finanzamt zu übermitteln.

Sollte der verpflichteten Person die elektronische Übermittlung aufgrund technischer Gegebenheiten unzumutbar sein, sind die Mitteilungen stattdessen auf dem amtlichen Vordruck bis Ende Jänner 2026 des auf die Zahlung folgenden Kalenderjahres einzureichen. Zudem haben die zur Mitteilung nach § 109a EStG verpflichteten Personen bis Ende Jänner 2026 den jeweiligen Leistungserbringern den Inhalt der Mitteilung bekanntzugeben. Besteht eine Mitteilungspflicht sowohl nach § 109a als auch nach § 109b EStG, ist nur die Mitteilung gemäß § 109b vorzunehmen.

Eine vorsätzliche Verletzung der Mitteilungsverpflichtungen stellt eine Finanzordnungswidrigkeit dar. Bei Mitteilungen nach § 109a EStG kann diese mit einer Höchststrafe von bis zu EUR 5.000, bei Mitteilungen nach § 109b EStG mit einer Geldstrafe von bis zu 10 % des mitzuteilenden Betrages, höchstens EUR 20.000 geahndet werden.

Bei weiteren Fragen zum Thema stehen Ihnen unsere Expert:innen gerne zur Verfügung.