Mitarbeiter:innenrabatte in Österreich: Steuerliche Vorteile richtig nutzen

Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit und Arbeitslohn

Nach österreichischem Einkommensteuerrecht zählen sämtliche Bezüge und Vorteile, die einem/einer Arbeitnehmer:in aus einem bestehenden oder früheren Dienstverhältnis zufließen, zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Unter den Begriff des Arbeitslohns fallen daher nicht nur klassische Geldleistungen, sondern auch Sachbezüge und andere Vorteile, die mit der beruflichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen. Mitarbeiter:innenrabatte, also Vergünstigungen für Waren oder Dienstleistungen des eigenen Unternehmens, stellen aus steuerlicher Sicht grundsätzlich einen solchen Vorteil dar. Sie sind Teil des Arbeitslohns, auch wenn sie auf den ersten Blick wie eine freiwillige Zusatzleistung erscheinen. Entscheidend ist, dass sie aufgrund des Dienstverhältnisses gewährt werden und ohne dieses nicht zugänglich wären.

Mitarbeiter:innenrabatte als geldwerter Vorteil

 Geldwerte Vorteile sind grundsätzlich mit dem um übliche Preisnachlässe verminderten Endpreis am Abgabeort zu bewerten. Erhält ein:e Arbeitnehmer:in eine Ware oder Dienstleistung verbilligt, wird der von ihm/ihr tatsächlich gezahlte Betrag vom üblichen Marktpreis abgezogen. Der dadurch verbleibende Vorteil – also die Ersparnis, die ausschließlich durch das Dienstverhältnis ermöglicht wird – gilt als geldwerter Vorteil und zählt steuerlich zum Arbeitslohn.

Von dieser Grundregel bestehen jedoch Ausnahmen. Von Arbeitgeber:innen kostenlos oder vergünstigt gewährte Waren und Dienstleistungen bleiben steuerfrei, wenn diese Produkte grundsätzlich auch im allgemeinen Geschäftsverkehr angeboten werden, die Rabatte allen Arbeitnehmer:innen oder klar abgegrenzten Gruppen offenstehen, der Weiterverkauf ausgeschlossen ist und die Vorteile nicht zur Einkünfteerzielung verwendet werden dürfen. Zudem müssen die Waren oder Dienstleistungen nur in einer solchen Menge gewährt werden, dass ein Verkauf oder eine Einkünfteerzielung tatsächlich ausgeschlossen erscheint. Zusätzlich darf der gewährte Preisnachlass im Einzelfall nicht mehr als 20 % betragen. Wird diese Freigrenze überschritten, steht pro Mitarbeiter:in ein jährlicher Freibetrag von EUR 1.000 zu. Nur der darüberhinausgehende Vorteil ist steuerpflichtig.  

Auf diese Weise stellt das Gesetz sicher, dass Mitarbeiter:innenrabatte innerhalb eines klar definierten Rahmens steuerlich begünstigt werden und nicht automatisch zu einer steuerlichen Belastung führen.

Abgrenzungsfragen beim begünstigten Personenkreis

Ein zentrales Praxisproblem bei Mitarbeiter:innenrabatten ist die Frage, welche Personen überhaupt Anspruch auf die steuerliche Begünstigung haben. Grundsätzlich knüpft das Gesetz die Steuerfreiheit an das Bestehen eines Dienstverhältnisses. Für aktive Arbeitnehmer:innen ist die Situation daher eindeutig: Sie profitieren in vollem Umfang von den steuerlichen Vorteilen, sofern die oben angeführten Voraussetzungen erfüllt sind. Übersteigt ein gewährter Mitarbeiter:innenrabatt die 20 %-Freigrenze bzw. den jährlichen Freibetrag von EUR 1.000, entsteht ein geldwerter Vorteil. Steuerpflichtig ist dabei nur der Teil des Rabatts, der den Freibetrag übersteigt. Dieser wird als Sachbezug angesetzt und gilt somit als Bestandteil des Arbeitslohns. 
Die Steuerbefreiung bis zum Freibetrag von EUR 1.000 greift auch dann, wenn der/die Arbeitgeber:in die Waren oder Dienstleistungen dem/der Arbeitnehmer:in kostenlos überlässt.  
Die Regelung zum Mitarbeiter:innenrabatt gilt im Rahmen des Konzerns. Daher muss nicht unbedingt der/die Arbeitgeber:in, sondern nur ein Unternehmen im Konzern die Waren oder Dienstleistungen anbieten.

Inaktive Mitarbeiter:innen: Steuerliche Gleichstellung mit Aktiven

Auch Mitarbeiter:innen, die vorübergehend inaktiv sind – zum Beispiel während Karenz, Elternteilzeit oder Sabbatical – werden steuerlich wie aktive Arbeitnehmer:innen behandelt. Mitarbeiter:innenrabatte, die während inaktiver Phasen gewährt werden, gelten daher grundsätzlich ebenfalls als begünstigte Vorteile, solange die übrigen Voraussetzungen wie oben beschrieben erfüllt sind. Somit macht es keinen Unterschied, ob es sich um aktive oder inaktive Mitarbeiter:innen handelt, da die Rabattgewährung aus Anlass des (ruhenden) Dienstverhältnisses gewährt wird.

Ehemalige Mitarbeiter:innen: Steuerliche Begünstigung unter Bedingungen

Auch Einkünfte aus früheren Dienstverhältnissen zählen gemäß Einkommensteuergesetz zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Somit fallen auch ehemalige Mitarbeiter:innen, wie Pensionist:innen, nach aktueller Rechtsprechung grundsätzlich unter den Begriff des/der Arbeitnehmer:in, für welche:n der steuerfreie Mitarbeiter:innenrabatt anwendbar ist. 
Lange Zeit war umstritten, ob die Steuerbefreiung für Mitarbeiter:innenrabatte nur auf aktive Dienstnehmer:innen beschränkt ist oder ob auch ehemalige Mitarbeiter:innen von den Begünstigungen profitieren können. Die Rechtsprechung hat jedoch klargestellt, dass Mitarbeiter:innenrabatte, die ehemaligen Mitarbeiter:innen gewährt werden und auf deren früheres Dienstverhältnis zurückzuführen sind, ebenfalls – unter Berücksichtigung der Voraussetzungen - steuerlich begünstigt sein können. 
Leiharbeitnehmer:innen: Besondere Herausforderungen bei der Besteuerung 
Die steuerliche Behandlung von Mitarbeiter:innenrabatten bei Leiharbeitnehmer:innen ist komplex. Grundsätzlich besteht zwischen Leiharbeitnehmer:in und Überlasser:in ein Arbeitsverhältnis, während der/die Beschäftiger:in lediglich die Arbeitskraft des/der Arbeitnehmer:in nutzt. Steuerfreie Mitarbeiter:innenrabatte setzen jedoch voraus, dass die Vorteile aus dem Dienstverhältnis des/der Arbeitnehmer:in stammen. Da der/die Beschäftiger:in nicht Arbeitgeber:in des/der Leiharbeitnehmer:in ist, ist fraglich, ob Rabatte, die diese:r ihm/ihr gewährt, als steuerlich begünstigte Mitarbeiter:innenrabatte gelten können. 
Steuerpflicht bei Vorteilen durch Dritte und Dokumentationspflicht 
In der Literatur wird teilweise die Meinung vertreten, dass es auf die Kenntnis des/der Überlasser:in über den Vorteil ankommt. So könnte argumentiert werden, dass der/die Überlasser:in Lohnsteuer einbehalten muss, wenn er/sie weiß oder wissen müsste, dass dem/der Leiharbeitnehmer:in ein Vorteil von dritter Seite gewährt wurde. Fehlt diese Kenntnis, könnte die Lohnsteuerabzugspflicht unterbleiben, da der/die Überlasser:in nicht weiß, in welcher Höhe der Vorteil gewährt wurde. Der/die Mitarbeiter:in müsste den Vorteil selbst in seiner/ihrer Steuererklärung erklären und die Steuer im Rahmen der Veranlagung abführen.

Aufgrund dieser Besonderheiten empfiehlt es sich, im Einzelfall eine genaue Prüfung und gegebenenfalls Beratung einzuholen, um die korrekte steuerliche Behandlung von Mitarbeiter:innenrabatten bei Leiharbeitnehmer:innen zu gewährleisten. Zudem ist eine klare Dokumentation der gewährten Mitarbeiter:innenrabatte von zentraler Bedeutung, um die Nachvollziehbarkeit und steuerliche Zuordnung sicherzustellen.

Harmonisierung mit Sozialversicherung und Umsatzsteuer

Abschließend sei noch angemerkt, dass auch das Sozialversicherungsgesetz eine entsprechende Befreiung für Mitarbeiter:innenrabatte vorsieht und auch für Zwecke der Umsatzsteuer das vom/von Arbeitnehmer:in bezahlte Entgelt dem Normalwert entspricht. Somit sind Einkommensteuer, Sozialversicherung und Umsatzsteuer aufeinander abgestimmt.

Empfehlung 

Rabattmodelle sollten nicht nur aus personalwirtschaftlicher Sicht entwickelt werden, sondern stets auch unter steuerlichen Gesichtspunkten geprüft sein. Eine laufende Überprüfung der Einhaltung der Freigrenzen und Freibeträge sowie eine klare Definition der Anspruchsberechtigten sind unerlässlich. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Mitarbeiter:innenrabatte ihre positive Wirkung entfalten, ohne dass bei einer späteren Lohnsteuerprüfung unangenehme Überraschungen drohen.

Wir beraten Sie gerne im Falle von Fragen zur korrekten steuerlichen Behandlung und Umsetzung von Mitarbeiter:innenrabatten.