eDiscovery: Digitale Spurensuche im Unternehmen

Bei unternehmensinternen Vorfällen sind digitale Datenbestände heutzutage die zentralen Elemente für eine erfolgreiche Aufklärung. Nur E-Mails zu untersuchen greift hierbei mittlerweile zu kurz: In der modernen Kommunikationswelt ist es von zunehmender Bedeutung, dass Informationen aus verschiedensten Geräten, Anwendungen, Kommunikationskanälen und Datenablagen zusammengeführt analysiert werden.

Mittels sogenannter eDiscovery-Tools lassen sich Informationen aus einem großen Datenbestand und verschiedensten Quellen einfach durchsuchen, aufbereiten und für interne oder externe Teams unabhängig von der bestehenden Infrastruktur zugänglich machen. Das Ziel ist es, aus großen Dokumenten- und Kommunikationsdatenmengen rasch jene Inhalte zu extrahieren, die für Verfahren, Untersuchungen und vor allem die notwendigen unternehmerischen Entscheidungen relevant sind. 

Die digitale Datenflut zielgerichtet auswerten

In Unternehmen entstehen täglich große Mengen digitaler Kommunikation – E-Mails und deren Anhänge, Chats, Kalendereinträge, To-do-Elemente, App-Daten auf Handys, Cloud-Dateien und vieles mehr. Was früher in Aktenschränken lagerte, liegt heute breit verteilt auf Servern, Laptops und Smartphones. Kommt es zu internen Verdachtsmomenten, rechtlichen Auseinandersetzungen oder gar behördlichen Maßnahmen, so ist es entscheidend, relevante Informationen schnell, strukturiert sowie nachvollziehbar auszuwerten.

eDiscovery ist ein speziell hierauf abzielender, systematischer forensischer Prozess zur Identifikation, Sicherung, Aufbereitung und Analyse elektronischer Daten mit anschließendem Export. Unsere Expert:innen stellen dabei sicher, dass alle Schritte gerichtsfest erfolgen und datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Unsere Sachverständigen können Sie hierbei bei sämtlichen Schritten unterstützen, von der einwandfreien forensischen Sicherung der Daten bis zum Review der Ergebnisse. 

Wer wendet eDiscovery an?

Gerade im Rahmen von internen Untersuchungen, bei notwendigen Compliance-Prüfungen oder für die Begleitung bei Rechtsstreitigkeiten ist die strukturierte und rasche Verfügbarkeit der relevanten Informationen sowie die Revisionssicherheit der Vorgänge unverzichtbar.  

eDiscovery ist eine fallspezifische Dienstleistung im Bereich Forensic Services und wendet sich an Unternehmen, ungeachtet ihrer Größe, die große Datenmengen untersuchen müssen. Hintergründe können hierbei interne Vorfälle, Gerichtsstreitigkeiten oder Behördenanfragen wie kartellrechtlichen Angelegenheiten sein. Auch besonders komplexe Due-Diligence-Projekte oder Datenschutzanfragen nach Cybervorfällen können Einsatzfälle darstellen.

eDiscovery-Projekte werden von unseren Expert:innen aus dem Bereich Forensic Services auf Basis jahrelanger Erfahrung mit Projekten im Behörden- und Privatwirtschaftsbereich aufgesetzt und die Sichtungsstrategie wird fallspezifisch mit Ihnen und gegebenenfalls Ihrer Rechtsvertretung abgestimmt. Je nach Fall und Erfordernis werden die Sichtungsaufgaben zwischen Ihnen, Ihren Anwält:innen und uns verteilt. Die Daten lagern dabei in einer sicheren, rund um die Uhr überwachten Umgebung direkt bei uns im Haus, der Zugriff erfolgt über verschlüsselte Verbindungen. 

eDiscovery macht Daten vereinfacht zugänglich und auffindbar

Im eDiscovery-Prozess werden Dokumente aller Art, welche sich auf diversen Servern, Clouds oder mobilen Endgeräten befinden, auf einer Plattform gesammelt. Dies ermöglicht es mehreren Personen gleichzeitig eine detaillierte Suche im Datenbestand nach unterschiedlichsten Merkmalen wie zum Beispiel konkreten Inhalten, Uhrzeiten und Dateitypen sowie vielen weiteren Eigenschaften durchzuführen. Relevante Treffer können markiert, kommentiert und bei Bedarf in mehrstufigen Prozessen beurteilt werden.

Wesentlich ist, dass eDiscovery Suchen quer über den Datenbestand unabhängig von Ablageorten, Geräten oder Anwendungen ermöglicht. So werden z.B. E-Mails, Chats, Fotos und Dokumente für einen gewissen Zeitpunkt oder mit Bezug zu definierten Personen gemeinsam angezeigt. Dadurch wird ein gesamthaftes Bild gewonnen, egal ob eine Messenger-Nachricht nur auf einem Diensthandy eingetroffen ist, ein Dokument von einem USB-Stick stammt oder ein Foto erst Wochen später als Mailanhang versandt wurde. Gleichzeitig werden zu allen Treffern wertvolle Metadaten verfügbar gemacht. Moderne eDiscovery-Tools verfügen zudem über KI-Funktionen, die Suchen mittels Beschreibungen oder Mustererkennungs-Algorithmen ermöglichen. So können Bilder oder Datentypen klassifiziert und relevante Dokumente schneller identifiziert werden, was den Review-Prozess wesentlich beschleunigt. Auch Funktionen wie automatische Spracherkennung sowie visuelle Datenanalysen erleichtern die effiziente und gezielte Auswertung.

Häufig erleben wir in der Praxis, dass Verdachtsfälle durch wochenlange manuelle Sichtungen von Postfächern aufgearbeitet werden. Dies ist nicht nur aufwändig, sondern bringt auch Risken auf Ebene der forensischen Integrität und des Datenschutzes mit sich. Durch die Nutzung eines modernen eDiscovery-Tools können derartige Aufgaben zumeist bereits binnen weniger Tage abgeschlossen werden. Gleichzeitig steigt die Zuverlässigkeit des Prozesses und es stehen mehr analysierbare Daten zur Verfügung. 

Mit wachsender Datenmenge steigen auch die Risken

Je größer das Unternehmen, desto unübersichtlicher können die digitalen Informationsflüsse sein. Im Ernstfall kann fehlende Vorbereitung zu Zeitdruck, Beweismittelverlust oder späteren rechtlichen Herausforderungen führen, insbesondere bei grenzübergreifenden Fällen mit unterschiedlichen Beweismittelverwertungsregeln. Ein klar strukturierter eDiscovery-Prozess sorgt nicht nur für Transparenz, sondern schützt auch vor operativen Schäden, Reputationsschäden und datenschutzrechtlichen Risken.

eDiscovery versteht sich als interdisziplinärer Vorgang zwischen Digitalforensik, Wirtschaftsforensik, Recht und Ihrem hausinternen Fachwissen über das Unternehmen bzw. die Branche, bei Bedarf gepaart mit der intern-kommunikativen Begleitung etwa gegenüber Betroffenen oder einem Betriebsrat. Durch die strukturierte Kombination dieser Wissensbereiche können eDiscovery-Projekte zielgerichtet, datenschutzkonform und risikoarm umgesetzt werden.

In exponierten Branchen und für Unternehmen mit erhöhtem Risikobewussten kann es auch sinnvoll sein, sich im Sinne der „forensic readiness“ auf Krisensituationen wie etwa eine kartellrechtliche Maßnahme oder eine rasch durchzuführende interne Untersuchung aktiv vorzubereiten und Prozesse vorzudefinieren, um im Ernstfall Zeit zu sparen. 

Ein Praxisbeispiel

Ein Unternehmen wurde von einem Hinweisgeber auf mögliche durch Mitarbeitende vorgenommene Preisabsprachen im Rahmen einer Ausschreibung aufmerksam gemacht. Im Fokus der daraus folgenden Untersuchung standen E-Mails, Chats im internen Kommunikationssystem, Kalendereinträge, Tasks und Dateien auf verschiedenen Netzwerkordnern sowie in Clouddiensten. Durch unsere Expert:innen erfolgte eine diskrete Sicherung direkt von den entsprechenden Servern und Clouddiensten, während die datenschutzrechtlichen Fragestellungen von der Rechtsvertretung wurden.

Innerhalb kürzester Zeit konnten durch unser Team mittels eDiscovery verdächtige Zeiträume eingegrenzt und relevante Kommunikation sowie potenziell involvierte Personen identifiziert werden. In einem zweiten Schritt erfolgte ein vertiefender Review gemeinsam mit der Rechtsvertretung und informierten Personen. Das Ergebnis der Untersuchung ermöglichte eine rasche Einordnung und lieferte der Unternehmensführung belastbare Anhaltspunkte für das weitere Vorgehen, ohne dabei den Geschäftsbetrieb zu beeinträchtigen.  

Unsere Expert:innen unterstützen Sie

Unser Team im Bereich Forensic Services unterstützt bei internen Untersuchungen, diversen Unternehmenskrisen, komplexen Streitigkeiten und Behördenmaßnahmen.

Sie möchten wissen, wie ein eDiscovery-Prozess in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, oder wie Sie eDiscovery als Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt für Ihre Mandant:innen nutzen können? Unsere Expert:innen stehen Ihnen für Fragen zur Verfügung.