10 FAQ zu Ihrer Digitalisierungsstrategie

Die Digitalisierung hat sich zu einem entscheidenden Faktor für Unternehmen entwickelt, die ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und zukunftsfähig bleiben möchten. Doch wie gelingt es, diese oft komplexe Aufgabe erfolgreich umzusetzen und die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen?

Von der Initiierung des digitalen Wandels bis hin zur Integration neuer Technologien in bestehende Prozesse teilt Christoph Schmidl seine Vorgehensweise bei Grant Thornton und gibt Einblicke in die Herausforderungen, die hierbei auftreten können. Dabei wird ein besonderer Wert auf die Schaffung einer digitalen Unternehmenskultur, die Förderung der Mitarbeiter:innenbeteiligung und die strategische Ausrichtung auf langfristige Ziele gelegt.

Die Antworten auf die folgenden zehn Fragen bieten wertvolle Erkenntnisse und Inspiration für andere Führungskräfte, die ihre Unternehmen erfolgreich in die digitale Zukunft führen möchten.

1. Was bedeutet Digitalisierung für Sie? Welchen Stellenwert nimmt sie in Ihrem Unternehmen ein?

Christoph Schmidl: Die Digitalisierung wirkt sich von drei Seiten auf unser Unternehmen aus. Zum einen verbessert sie unsere Leistungserbringung an Klient:innen, schafft optimale Möglichkeiten für Mitarbeiter:innen und optimiert interne sowie administrative Prozesse.

Außerdem können wir durch sie unser Leistungsspektrum erweitern und aktualisieren, während wir Mitarbeiter:innen interessantere Aufgaben bieten und Einsparungs- und Qualitätsverbesserungspotenzial in internen Bereichen realisieren.

Zusätzlich hat Digitalisierung einen hohen Stellenwert wenn es darum geht, die Ansprüche unserer Kund:innen zu erfüllen, unsere Marktposition zu stärken, Mitarbeiter:innen für unser Unternehmen zu begeistern und Anforderungen an Berufsstand sowie Netzwerk zu erfüllen.

2. Welche Rolle spielt dabei der Transformationswille? 

Christoph Schmidl: Bereitschaft zur Änderungen und Offenheit für Neues sind wohl die wichtigsten Voraussetzungen im Mindset sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter:innen. Wir leben mittlerweile in einem Zeitalter der ständigen und immer schneller vorangehenden Veränderungen. Aber das sehe ich nicht negativ. Ich gehöre nicht zu denen, die meinen, dass es in 10 Jahren keine Buchhalter:innen mehr geben wird. Es wird zwar niemand mehr dafür zuständig sein, Papierbelege anzuschauen, in ein System einzutippen und dann mit einem "Gebucht"-Stempel versehen in einem Ordner abzulegen. Aber es wird jemanden geben, der:die den ganzen Prozess der Eingangsrechnung von der Bestellung über die Autorisierung, Verbuchung bis zur Bezahlung begleitet und unterstützt und dabei dafür sorgt, dass dies hochqualitativ passiert. Unsere Aufgabe ist es, unseren Kund:innen zu ermöglichen, dass sie sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Alle Rechnungswesen-, HR- und Compliance-Prozesse können outgesourced werden.

Wichtig ist daher vor allem, den Mitarbeiter:innen die Angst vor der Veränderung zu nehmen und sie zu ermutigen, Neuerungen vorzuschlagen und mitzutragen.

3. Welches Ziel wollen Sie bei Grant Thornton mithilfe von Digitalisierung erreichen?

Christoph Schmidl: Unser Ziel ist es, ein wertvoller Sparringpartner für unsere Klient:innen im Bereich des Rechnungswesens, der HR-Prozesse, der Compliance-Arbeit und anderer Servicelines wie Assurance und Advisory zu sein. Wir streben danach, nicht nur Buchhalter:innen, Lohnverrechner:innen und Abschlussprüfer:innen, sondern auch Vertrauenspersonen und verlässliche Partner:innen sowie Berater:innen für unsere Klient:innen zu sein.

Für unsere Mitarbeiter:innen haben wir das Ziel, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein. Dazu gehören sowohl grundlegende Aspekte wie gut ausgestattete Arbeitsplätze und Zugang zu Online-Datenbanken als auch spannende und abwechslungsreiche Aufgabenbereiche. Zusätzlich legen wir großen Wert auf Ausbildungs-, Entwicklungs- und Spezialisierungsmöglichkeiten für unsere Mitarbeiter:innen. In diesem Zusammenhang spielt das weite Feld der "Digitalisierung" eine bedeutende Rolle.

4. Entlang Ihrer Wertschöpfungskette, in welchen Bereichen ist die Integration von Technologien sinnvoll?

Christoph Schmidl: Die sinnvolle Anwendung von Technologien entlang unserer Wertschöpfungskette ist weitreichend und umfangreich. Sie erstreckt sich beginnend über den Client Acceptance Prozess mit verschiedenen Prüfungs- und Dokumentationsschritten und einer Vielzahl von zu leistenden Unterschriften. Bis hin zur tatsächlichen Leistungserbringung in allen Servicelines.

In meinen Bereichen Accounting & Payroll und Global Mobility Services erleichtert Technologie beispielsweise:

• Belegaustausch, -verarbeitung und -archivierung
• Zahlungsverkehr und Mahnwesen
• Verknüpfungen mit Bestellwesen und Fakturierung
• Arbeitszeiterfassung, Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung
• Kommunikation, Informations- und Datenaustausch
• Kollaborations- und Archivierungsmöglichkeiten

Technologien sind für uns somit in allen internen und externen Bereichen entlang unserer Wertschöpfungskette relevant. 

5. Wann und weshalb hat sich Grant Thornton für die Verwendung der elektronischen Signatur entschieden? 

Christoph Schmidl: Die digitale Signatur wurde von unserem Digitalisierungsteam als einer der ersten Schritte zur Verbesserung der Prozesse in allen Servicelines identifiziert und beschlossen. Dabei spielten sowohl der Nachhaltigkeitsgedanke, vor allem aber auch die Vereinfachung der Abläufe und die Optimierung der Archivierung eine wichtige Rolle.

Darüber hinaus war es auch entscheidend, einen positiven Eindruck bei unseren Kund:innen und anderen Geschäftspartner:innen zu hinterlassen und mit anderen Unternehmen, wie beispielsweise Banken und Versicherungen, Schritt zu halten.

6. Wegen welchen Kriterien haben sie sich für MOXIS und gegen andere Anbieter entscheiden? 

Christoph Schmidl: Bei der Auswahl eines Anbieters haben wir mit vielen Unternehmen gesprochen und gründlich recherchiert. Letztendlich fiel unsere Wahl auf MOXIS aus mehreren Gründen: Ihre beeindruckende Kompetenz und langjährige Branchenerfahrung haben uns überzeugt, insbesondere im Hinblick auf komplexe berufsrechtliche Vorschriften. Zudem haben sie eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit unserem Softwareanbieter BMD vorzuweisen.

Ein weiterer entscheidender Faktor war die Erfahrung und die positiven Referenzen, die MOXIS vorweisen konnte. Dadurch sind wir zuversichtlich, dass die Umsetzung und Implementierung reibungslos verlaufen und wir unseren Geschäftspartner:innen ein gutes und sicheres Produkt bieten können, das auch unsere Marke stärkt.

7. Wie kann Begeisterung für die Nutzung von Technologien entstehen?

Christoph Schmidl: Wesentlich dafür ist der "Tone and Attitude from the top", also die Haltung und das Verhalten der Führungskräfte, welches den Mitarbeiter:innen vor allem Vertrauen und Sicherheit gibt.

Jede Veränderung und jede neue Technologie bringt eine Vielzahl von Chancen und Möglichkeiten mit sich, die genutzt werden sollten. Dabei ist es jedoch auch wichtig, Fehler und Rückschläge positiv und konstruktiv anzugehen. Kaum eine Neuerung geht ohne Stolpersteine über die Bühne. Es kann daher vorkommen, dass Projekte gestartet und später wieder eingestellt werden müssen. Entscheidend ist es, aus diesen Erfahrungen zu lernen und die richtigen Schlüsse zu ziehen.

8. Welche Rolle spielt der Kontakt mit Kund:innen und Behörden in Bezug auf den Einsatz neuer Technologien? 

Christoph Schmidl: Die Interaktion mit Kund:innen und Behörden ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Geschäfts. Der Austausch mit Behörden ist teilweise sogar "zwingend", insbesondere im Hinblick auf die Finanzbehörden, bei denen wir das fortschrittliche Portal Finanzonline nutzen, das sich auch im europäischen Vergleich positiv abhebt.

Der Austausch und die Kommunikation mit unseren Kund:innen bilden den Grundstein für das Vertrauensverhältnis zwischen Kund:in und Berater:in. Dabei ist es entscheidend, dass die Interaktion schnell, sicher und zuverlässig erfolgt, daher sind verlässliche Partner:innen unabdingbar. Die digitale Unterschrift ist ein gutes Beispiel dafür. Neben der hohen Sicherheit, die durch die Erfahrung von MOXIS gewährleistet wird, bringt sie auch eine Effizienzsteigerung und Erleichterung mit sich. Beispielsweise hatte ich erst letzte Woche einen Klienten mit einer Gruppe von Gesellschaften. Für den Jahresabschluss einer GmbH für fünf oder mehr Unternehmen entsteht ein regelrechter Papierberg. Da ist die digitale Signatur ein wesentlicher Meilenstein.

9. Wie verändert Digitalisierung den Eindruck den Sie als Steuerberater bei Kund:innen hinterlassen?

Christoph Schmidl: Als Steuerberater:innen verstehen wir, dass unsere Branche nicht immer als die modernste und trendigste gilt. Dennoch ist es wichtig, gerade bei neuen Kund:innen, internationalen Geschäften und Startups zeitgemäße Lösungen anzubieten.

Wenn Kund:innen bei ihrer Bank digital signieren können, während wir noch auf ausgedruckte Unterlagen setzen, wirkt das nicht gerade zeitgemäß. Daher ist es entscheidend, dass gerade Berater:innen auf dem neuesten Stand bleiben und moderne Lösungen bereitstellen. Auch die Aspekte der Internationalität und Mobilität sollten nicht vernachlässigt werden. Zum Beispiel braucht es bei einer GmbH mit zwei Geschäftsführenden, wobei einer in Österreich und der andere in den USA sitzt oder bei einem Kunden, der seine Steuererklärung unterzeichnen soll, sich aber aktuell in Deutschland aufhält, zeitgemäße Lösungen.

10. Was müssen Unternehmen heute tun um auch in Zukunft den Anforderungen Ihrer Branche gerecht zu werden? 

Christoph Schmidl: Sie sollten offen sein für die zukünftigen Entwicklungen und Veränderungen. Ich bin überzeugt, dass der Berufsstand bestehen bleibt und in Zukunft sogar noch wichtiger für die Klient:innen werden wird. Die Auswahl der richtigen Kooperationspartner:innen und passenden Mitarbeiter:innen ist entscheidend. Führungskräfte sollten Ängste vor Veränderungen bei Mitarbeiter:innen abbauen und eine offene Kommunikation fördern. Eine kontinuierliche Ausbildung und Entwicklung der Mitarbeiter:innen ist wichtig, um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.