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Spanien setzt neues Tool bei Entsendungsmeldungen ein

Von:
Alexandra Baotic
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Künftig können Entsendungen von Arbeitnehmer:innen nach Spanien über das eDeclaration-Portal gemeldet werden, wodurch der Meldeprozess deutlich vereinfacht wird. Die Meldung kann nun auch in mehreren Sprachen erfolgen. Die Digitalisierung soll den Prozess mit den lokalen spanischen Behörden effizienter und zentraler gestalten.
INHALTE

Durch die Benutzung des eDeclaration-Tools kann die spanische Behörde bestimmen, welche Informationen im Rahmen des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes übermittelt werden. Bis vor einiger Zeit konnte die Meldung einer Entsendung nach Spanien lediglich schriftlich und ausschließlich in spanischer Sprache erfolgen. Zur Vereinfachung von Entsendungsmeldungen (im europäischen und internationalen Bereich) wurde das Tool Ley45 - Portal erstellt, welches nun in mehreren Sprachen verfügbar ist. 

1. Meldepflichten

Bei einer Entsendung nach Spanien, die länger als acht Tage dauert, müssen Arbeitgeber:innen bestimmte Informationen vorab schriftlich an die zuständige spanische Behörde übermitteln. Über das Ley45-Portal sind sozialversicherungsrechtliche und arbeitsrechtliche Informationen an die Behörde zu melden. Unter anderem werden Informationen über den/die entsendeten Arbeitnehmer:innen sowie den Zeitraum der Entsendung bekannt gegeben. Weiter sind Vertreter:innen des/der entsendeten Arbeitnehmer:in bekannt zu geben. Vertreterfiguren sind unter anderem juristische oder natürliche Personen, welche vor Ort in Spanien als Ansprechperson gelten. Weiters ist eine Person anzugeben, welche im Fall von Fragen im Zusammenhang mit der Entsendung und des/der Arbeitnehmer:in zuständig ist.

2. Ley45-Portal

Bisherige Meldungen über eine Entsendung nach Spanien wurden schriftlich und direkt an die spanische Behörde gestellt. Dabei erfolgte die Abwicklung der Entsendemeldungen dazu noch in jeder Region unterschiedlich. Die Formulare wurden ausschließlich in spanischer Sprache zur Verfügung gestellt und mussten mittels spanischer, elektronischer Signatur unterzeichnet werden. Mit dem Ley45 - Portal ist es nun möglich, alle relevanten Informationen zu Entsendung und dem/der Arbeitnehmer:in digital sowie in der eigenen Sprache zu melden. Die Sprache auf Ley45 - Portal ist rechts oben anzupassen. Für die Verwendung des Portals ist es jedoch notwendig, sich vorher elektronisch zu identifizieren. Die Identifizierung erfolgt nach europäischen Standards mittels „eIDAS-Verordnung“ (eIDAS Dashboard). Über das Dashboard kann jedes Land abgefragt werden.

3. Neuer Prozess

Die elektronische Übermittlung von Entsendungsdaten wurde durch das Portal nun vereinfacht. Jedoch ist darauf zu achten, dass die Kommunikationsplattform Ley45 nicht alle Vorgänge abdeckt: Änderungen der Entsendedaten, sowie Stornierungen des Inhalts sind derzeit nicht möglich. Bei jeglichen Änderungen im Zusammenhang mit der Entsendemeldung ist die spanische Behörde direkt und schriftlich zu kontaktieren.


Inwieweit das Portal zukünftig ausgebaut werden kann, bzw. ob und welche Funktionen aufgenommen werden, ist aus heutiger Sicht nicht bekannt. Das Portal soll als Kommunikationsplattform dienen und den Prozess effizienter gestalten. Zukünftig könnten weitere Funktionen von Vorteil bezüglich der Kommunikation mit der spanischen Behörde positiv von Arbeitgeber:innen angenommen werden.

4. Fazit

Der digitalisierte Prozess zur Meldung von Entsendungen nach Spanien wurde durch das Ley45-Portal in jedem Fall für Arbeitgeber:innen vereinfacht. Auch für Arbeitgeber:innen, welche zum ersten Mal Arbeitnehmer:innen nach Spanien entsenden, wurde der Prozess nun effizient und verständlich gestaltet, da nun mehrere Sprachen ausgewählt werden können. Das Portal ist ein neuer und zentraler Weg die Behördenkommunikation zu verbessern. Zukünftig sollte das Portal jedoch mit weiteren Funktionen ausgebaut werden, um den Austausch zwischen Arbeitgeber:innen und der spanischen Behörde noch weiter zu vereinfachen.

Unsere Expert:innen freuen sich, Sie bei diesem Prozess unterstützen und beraten zu dürfen.