Digitalisierung im Rechnungswesen

Das Rechnungswesen spielt eine zentrale Rolle im Unternehmen. Um in diesem Bereich Ihr Potenzial voll ausschöpfen zu können, sollten Sie rechtzeitig in die Digitalisierung investieren.

Zwei Begriffe sind derzeit in aller Munde: Automatisierung und Digitalisierung. Beide Bereiche sind weiterhin hochaktuell und stellen Ihr Unternehmen vor neue Herausforderungen. Die aktive Beschäftigung mit beiden Gebieten offeriert aber auch große Entwicklungsmöglichkeiten: Gerade im Bereich des Rechnungswesens und des Steuerrechts bietet sich die Chance, ganze Prozessketten auszuwerten, zu aktualisieren und somit Ihr Risiko als Unternehmensleiter zu reduzieren.

Aus Sicht des Rechnungswesens und des Steuerrechts ist Automatisierung der erste Schritt ins digitale Zeitalter: Noch ohne Auswirkungen auf die zugrundeliegenden Prozesse werden bisher manuell ausgeführte Tätigkeiten automatisiert. Das reicht von einfach zu implementierenden Dingen wie automatischer Bankauszugsverbuchung über die weitreichende Nutzung von Datenimport und -export bis hin zur Verwendung von Belegerkennungssoftware und damit generierten Buchungssätzen.

Der nächste Schritt wäre die Einrichtung von Robot Process Automatisation, bei der virtuelle Roboter Prozessschritte komplett automatisiert abwickeln. Die Einsatzmöglichkeiten dieser Roboter sind fast unbegrenzt. Konkret haben sich in der Praxis bereits Prozesse wie Kunden- und Lieferantenanlage inkl. UID und Firmenbuchprüfung, Archivieren von Dokumenten oder automatische Beantwortung von Kontostands- und Außenstandsanfragen etabliert.

Automatisch generierte Buchungssätze und der Einsatz von Robot Process Automatisation bilden den Übergang zur möglichst vollständigen Digitalisierung Ihres Rechnungswesens. Diese hat gravierende Auswirkungen auf das, was aus steuerlicher Sicht das Ergebnis aus dem Rechnungswesen bildet: korrekte Steuererklärungen sowie vollständige und fristgerechte Abgabenzahlungen.

Als Geschäftsführer einer GmbH oder Vorstand einer AG sind Sie verpflichtet, in Ihrem Unternehmen ein taugliches internes Kontrollsystem zu implementieren. Im Rechnungswesen lohnt es sich, Automatisierung und Digitalisierung noch mehr als bisher zu integrieren oder gleich ganze Rechnungswesenprozesse neu aufzusetzen.

Die Anwendungsbereiche reichen dabei von der Lohnverrechnung über die klassische Buchhaltung bis hin zur Steuerabteilung. So gibt es Tools zur vollautomatischen Abwicklung von Dienstreisen – vom Antrag bis hin zur Reiseabrechnung mit Freigabeprozess und integrierter Überleitung in die Buchhaltung. Die automatische Belegverarbeitung in Kombination mit Bankbuchung führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter im Rechnungswesen höher qualifizierte Kontrolltätigkeiten ausüben können, anstatt Belege zu erfassen. Das Rechnungswesen lässt sich so mit der Steuerfindung und Steuerberechnung verschränken.

Diese Schritte bilden die Basis für ein Steuer-Kontrollsystem (SKS). Ein SKS ist die Voraussetzung, wenn Ihr Unternehmen an der neuen begleitenden Kontrolle teilnehmen will. Im Fall einer Außenprüfung seitens der Finanzbehörden bilden die dargestellten Prozesse einerseits und ein SKS andererseits einen wirkungsvollen Schutz: Sie sind gegen finanzstrafrechtliche Konsequenzen durch weitgehenden Ausschluss der vorsätzlichen Tätigkeit bestmöglich abgesichert und können mit einem (zumindest teilimplementierten) SKS auf einer anderen Argumentationsebene auftreten.

Aus unserer Sicht stellen Automatisierung und Digitalisierung für das Rechnungswesen und die Steuerabteilung kein Risiko dar, sondern bieten eine große Chance, Ihr Unternehmen mit bewährten Tools und erfahrenen Beratern ins Zeitalter 4.0 zu führen.

Der Steuertipp ist im Industriemagazin, Ausgabe März 2019 erschienen.

Sie haben noch Fragen? Unser Experte Mag. Christoph Schmidl unterstützt Sie gerne.