Seit dem Vorjahr ist eine neue EU-Richtlinie zum Thema Whistleblower in Kraft: Praktisch alle größeren Unternehmen und Organisationen werden bis Ende 2021 Whistleblower-Systeme einführen müssen.

Einer der wichtigsten Auslöser für die EU-Whistleblower-Richtlinie war die sogenannte "Luxleaks"-Affäre: Ein Mitarbeiter einer bekannten luxemburgischen Wirtschaftsprüfungsfirma hatte Journalisten Informationen über die systematische Abgabenverkürzung von Großkonzernen übersandt, die Steueroptimierung und Abgabenverkürzung zu Lasten anderer EU-Staaten betrieben. Trotz großer Proteste wurde der Whistleblower von einem Gericht wegen Geheimnisverrats verurteilt und so zu einem Straftäter gestempelt, obwohl er die Wahrheit offengelegt hatte und seine Berichte über fragwürdige Usancen EU-weit wichtig und wertvoll waren.

Den damaligen luxenburgischen Premierminister Jean-Claude Juncker verfolgte die "Luxleaks"-Affäre ab seinem Start als EU-Kommissionspräsident. Er setzte sich für die Schaffung einer EU-Richtlinie ein, die Whistleblower dahingehend schützen soll, Verstöße gegen Unionsrecht zu melden, wozu bereits viele EU-weit harmonisierte Rechtsbestände zählen. Nachdem die Richtlinie Ende 2019 in Kraft getreten ist, haben die Mitgliedsstaaten nun zwei Jahre Zeit, diese national umzusetzen.

Die Richtlinie gilt für alle Firmen und Organisationen, die mehr als 50 Mitarbeiter oder 10 Mio. Euro Jahresumsatz haben, und für Kommunen mit über 10.000 Einwohnern. Diese sollten schon jetzt damit beginnen, sich auf die Einführung vorzubereiten, da Österreich im kommenden Jahr ein Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie erlassen muss.

Vertraulicher Kanal

Grundsätzlich geht es darum, einen vertraulichen Kanal für die Meldung von Hinweisen zu schaffen. Prinzipiell stehen dazu verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung – das Einlangen von Hinweisen per Post, ein physischer Briefkasten, Callcenter, E-Mails, die Installation eines externen Ombudsmanns oder die Einrichtung eines elektronischen Hinweisgebersystems.

Vergleicht man die verschiedenen Varianten im Hinblick auf Fragen des Datenschutzes, der technischen und prozessualen Gewährleistung der Anonymität, der Einfachheit der Dialogaufnahme, Praktikabilität für Organisationen und für Whistleblower, so kristallisieren sich elektronische Systeme als die mit Abstand beste Möglichkeit heraus. Mit ihnen kann sichergestellt werden, dass es technisch unmöglich gemacht wird, den Whistleblower zu finden, gleichzeitig kann man mit diesem jedoch in eine anonyme, asynchrone Kommunikation eintreten, falls der Whistleblower den anonymen elektronischen Briefkasten der diversen Systeme nutzt.

Die Wirtschafts- und Korruptionsstaatsanwaltschaft hat schon seit 2013 sehr gute Erfahrungen mit einem solchen elektronischen System gemacht, in dem bisher über 10.000 Hinweise eingegangen sind. Auch viele internationale Konzerne haben jetzt schon Hinweisgebersysteme eingerichtet. Nun steht die Installation auch bei kleineren Firmen und Organisationen bevor.

Grant Thornton bietet sachkundige Beratung für das Einrichten der richtigen Prozesse an, um die Abarbeitung von Hinweisen intern oder extern korrekt zu handhaben. Überdies verfügt unser Team über großes Wissen im Hinblick auf die verschiedenen elektronischen Hinweisgebersysteme, die am Markt erhältlich sind, und berät bei deren Auswahl, Installation und Betrieb. Tritt tatsächlich ein Vorfall auf, übernimmt der Forensik-Bereich von Grant Thornton bei Bedarf auch die professionelle und diskrete Aufarbeitung des Sachverhaltes.

Am wichtigsten hervorzuheben ist, dass im Rahmen der organisationsinternen Kommunikation auf die sehr positiven Effekte von Whistleblowing hingewiesen werden sollte, damit das gesetzliche Handeln in Organisationen sichergestellt werden kann. Korruption, Vetternwirtschaft und illegale Aktivitäten können so schneller und besser ans Tageslicht kommen und von den internen Stellen behandelt werden, bevor die Presse davon Wind bekommt oder sogar die Behörden eingreifen müssen. Zudem können Whistleblower-Systeme auch für kleinere Themen herangezogen werden: So spricht nichts dagegen, das System für anonyme und nicht-anonyme Meldungen im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsmanagements zu nutzen und so auch positive Hinweise dort zu verarbeiten.

Der richtige Umgang mit Whistleblowern und die Zurverfügungstellung von guten Werkzeugen für die Hinterlegung und Behandlung von Hinweisen wird jedenfalls schon in den kommenden Monaten zu neuen wichtigen Aufgaben für die Leitung von Unternehmen, Organisationen und politischen Verantwortlichen in Städten und Bundesländern zählen, damit Transparenz und Einhaltung der Gesetze sichergestellt werden können.

Dieser Beitrag ist als Gastkommentar am 19.11.2020 auf Leadersnet.at erschienen.

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